Social

Un mandataire social est une personne désignée par une société (SARL, SAS…) pour assumer la fonction de gérant, de président ou encore de directeur général. En termes de statuts, le mandataire social peut être considéré soit comme un travailleur indépendant (gérant majoritaire de SARL, par exemple), soit comme un travailleur assimilé salarié (gérant minoritaire de SARL, président de SAS…).

Et il est également possible au sein d’une même société, de cumuler un mandat social et un contrat de travail. Mais sous certaines conditions seulement ! En effet, les fonctions exercées en tant que salarié ainsi que la rémunération qui y est rattachée doivent être distinctes de celles du mandat et il doit exister un lien de subordination entre la société et le bénéficiaire du contrat de travail. Des conditions observées à la loupe par les juges…

Attention : un gérant majoritaire de SARL ne peut pas cumuler son mandat avec un contrat de travail en raison de l’absence de lien de subordination entre lui et la société dont il est le représentant légal.

Dans une affaire récente, une gérante (non associée) de SARL avait également conclu un contrat de travail avec la société pour occuper le poste de directrice administrative et commerciale. Près de 7 ans plus tard, elle avait été révoquée de son mandat de gérante puis, dans la foulée, licenciée de la société. Estimant que son licenciement était sans cause réelle et sérieuse, elle avait alors saisi la justice.

Amenés, dans le cadre de ce litige, à se prononcer sur la réalité du contrat de travail de la gérante, les juges ont relevé que celle-ci assurait le suivi des commerciaux, avait un secteur commercial dédié, rendait compte au représentant de l’associé unique de la société et devait obtenir son autorisation avant de prendre des décisions. Ils en ont donc déduit que la gérante avait exercé des fonctions techniques de directrice administrative et commerciale distinctes de son mandat sous le lien de subordination de la société. Dès lors, son contrat de travail était valable.

Précision : la réalité du contrat de travail du mandataire social revêt une importance toute particulière. Car à défaut de validité de ce contrat, les règles du Code du travail (en matière de licenciement, par exemple) et la protection sociale accordée aux salariés (comme l’assurance chômage) ne lui sont pas applicables.

Cassation sociale du 22 janvier 2020, n° 17-13498

Pour aider les entreprises à surmonter les conséquences économiques découlant de l’épidémie de coronavirus, l’Agirc-Arrco leur permet de reporter le paiement des cotisations de retraite complémentaire dues sur les rémunérations de leurs salariés. Cette mesure concerne les entreprises qui doivent normalement s’acquitter de ces cotisations pour le 25 mai 2020.

Précision : la durée du report de paiement est de 3 mois, sachant qu’aucune majoration ni pénalité de retard n’est appliquée.

Concrètement, les entreprises qui paient les cotisations via la déclaration sociale nominative (DSN) doivent simplement moduler le montant de celles-ci (0 € ou le montant de leur choix) dans le bloc de paiement SEPA de leur déclaration.

Pour celles qui versent les cotisations hors DSN (par virement bancaire, par exemple), elles peuvent effectuer un règlement du montant de leur choix ou ne procéder à aucun paiement.

Attention : sur son site internet, l’Agirc-Arrco indique que seules les entreprises qui sont confrontées à d’importantes difficultés de trésorerie sont admises à reporter le paiement des cotisations sociales. L’organisme peut donc, pour s’assurer de cette condition, contacter l’entreprise concernée et lui refuser ce report.

En cette période où les employeurs préparent le retour au travail d’une partie de leurs salariés, le gouvernement leur propose une fiche conseil afin de les aider à sécuriser les locaux de l’entreprise qui ne sont pas affectés au travail comme les vestiaires, les salles de pause, la cafétéria ou encore les locaux fumeurs.

Ainsi, il est recommandé d’instaurer une circulation à sens unique pour entrer et sortir de ces espaces afin d’éviter que les gens se croisent. Si cela n’est pas possible pour les petites pièces n’ayant qu’une porte, il convient de limiter son accès à une seule personne à la fois.

Des mesures communes à ces différents lieux sont également préconisées comme matérialiser au sol la distance d’au moins un mètre, mettre à la disposition des salariés du gel hydroalcoolique, prévoir des poubelles à pédale, nettoyer au moins deux fois par jour, et à chaque changement de poste ou de reprise de pause, les surfaces en contact avec les mains (poignées de porte, interrupteurs, rampes d’escalier, tables, chaises, claviers de micro-ondes, écrans des distributeurs, portes des réfrigérateurs…), évacuer les déchets régulièrement, condamner les fontaines à eau à commande manuelle, inciter les salariés à apporter une gourde individuelle ou encore aérer les locaux plusieurs fois par jour et supprimer le recyclage d’air quand c’est possible.

Et, bien évidemment, les salariés doivent être informés des mesures qu’ils doivent respecter dans l’entreprise afin de limiter la propagation du coronavirus.

Dans les vestiaires

Des règles spécifiques sont conseillées pour les vestiaires afin que les salariés respectent la distanciation sociale d’au moins un mètre.

Ainsi, pour les changements d’équipes :
– une équipe quitte le vestiaire et rejoint les ateliers par un circuit différent de celui de l’autre équipe ;
– l’équipe entre dans le vestiaire une fois que toutes les personnes de l’autre équipe en sont sorties ;
– le passage des consignes ne se fait pas dans les vestiaires mais dans un espace dédié.

Précision : les salariés doivent se laver les mains avant de mettre leurs équipements (gants, masques…) et après les avoir retirés.

Pour la cafétéria

Dans la cafétéria, les employeurs sont encouragés, entre autres, à :
– matérialiser des files d’attente respectant une distance d’au moins un mètre entre les salariés ;
– espacer les aliments sur le présentoir pour éviter un contact accidentel des mains avec d’autres aliments ;
– remplacer les condiments communs par des sachets individuels ;
– affecter le caissier aux seules opérations d’encaissement.

Dans les salles de pauses et de repas

Le gouvernement conseille aux entreprises notamment de :
– organiser des pauses par atelier, secteur ou ligne ;
– afficher devant les distributeurs, les micro-ondes et les réfrigérateurs une notice incitant les salariés à se laver les mains avant et après leur utilisation et à nettoyer les poignées avant et après chaque usage ;
– bloquer les clapets coulissants des distributeurs de boissons en position haute pour ne pas avoir à les manipuler ;
– supprimer les couverts communs et les pichets d’eau à disposition dans la salle de pause ;
– matérialiser sur les tables les places condamnées (pas de face à face sauf s’il existe un écran de séparation de plus d’un mètre de haut, places disponibles en quinconce) ;
– retirer les éléments non indispensables comme les bibelots.

En raison des conséquences liées à l’épidémie de Covid-19 (télétravail, chômage partiel, limitation des déplacements…), il peut être compliqué, voire dangereux, de réunir physiquement les membres de votre comité social et économique (CSE). Aussi, pendant l’état d’urgence sanitaire, soit, en principe, jusqu’au 24 juillet 2020, les réunions du comité peuvent se dérouler en visioconférence ou en conférence téléphonique. Et si vous ne pouvez pas mettre en place l’un de ces deux dispositifs, vous êtes autorisé à utiliser une messagerie instantanée.

Précision : sauf accord entre l’employeur et les membres du CSE, le nombre de réunions pouvant se dérouler en visioconférence est normalement limité à trois. Cette règle est suspendue pour toutes les réunions qui se tiennent pendant l’état d’urgence sanitaire.

Visioconférence ou conférence téléphonique

Lorsque votre CSE se réunit en visioconférence ou en conférence téléphonique, vous devez vous assurer du respect de certaines règles.

Ainsi, le dispositif utilisé doit garantir l’identification de chaque participant et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son (et, le cas échéant, de l’image) des délibérations. Le procédé mis en œuvre ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séances. Les délibérations ne peuvent débuter que lorsqu’il est vérifié que chacun a accès au dispositif mis en place.

À noter : la convocation adressée par l’employeur aux membres du CSE doit comporter la date et l’heure de la réunion, ainsi que le dispositif utilisé pour son déroulement (visioconférence ou conférence téléphonique).

Messagerie instantanée

En cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique, ou lorsqu’un accord collectif le prévoit, vous pouvez réunir votre CSE via une messagerie instantanée.

Là encore, le dispositif utilisé doit permettre l’identification de chaque participant et leur participation effective en assurant la transmission instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il doit être vérifié que chacun a accès à la messagerie instantanée.

Précision : lors de la convocation par l’employeur des membres du CSE, il doit être fait état de l’utilisation d’une messagerie instantanée, du lieu et de l’heure de la réunion, ainsi que de la date et de l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.

Quant aux débats, ils sont clos par un message de l’employeur qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée dans la convocation.

Et pour le vote ?

Pour procéder à un vote par bulletin secret, le dispositif mis en place ne doit pas permettre de relier le participant à son vote. Le système utilisé doit ainsi assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le vote doit avoir lieu de manière simultanée, chaque participant disposant du même temps pour voter.

À savoir : au terme du vote par messagerie instantanée, l’employeur en adresse les résultats à l’ensemble des membres du CSE.

Décret n° 2020-409 du 10 avril 2020, JO du 11

Art. 6, ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020, JO du 2

Les employeurs doivent consulter leur comité social et économique (CSE) avant de prendre des décisions qui affectent l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise : conditions de travail et d’emploi, aménagement modifiant les conditions d’hygiène et de sécurité, volume de l’effectif, etc. Une consultation qui, pour être valable, doit être réalisée en respectant les délais prévus par le Code du travail.

Afin de permettre aux entreprises de reprendre rapidement leur activité, les délais de consultation du CSE ont été réduits pour les mesures destinées à faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de l’épidémie de Covid-19.

Précision : ces nouvelles mesures ne sont pas applicables aux procédures destinées à licencier dix salariés ou plus sur une période de 30 jours, à mettre en place un accord de performance collective et aux informations et consultations récurrentes du CSE (orientations stratégiques de l’entreprise, situation économique et financière, la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi). Et elles concernent uniquement les délais qui commencent à courir entre le 3 mai et le 23 août 2020.

Pour consulter le CSE

En temps normal, en principe, une fois les informations nécessaires transmises par l’employeur au CSE, celui dispose d’un délai d’un mois pour rendre son avis. Sans réponse du CSE au terme de ce délai, celui-ci est réputé avoir rendu un avis négatif. Pour accélérer la prise de décisions visant à lutter contre les conséquences du Covid-19, le délai dont dispose le CSE pour rendre son avis est abaissé à 8 jours.

En cas d’intervention d’un expert, ce délai est fixé à 12 jours pour le comité central de l’entreprise et à 11 jours pour les autres comités. S’il convient de consulter à la fois le comité central et les comités d’établissements, ce délai est de 12 jours.

En complément : l’ordre du jour doit être transmis aux membres du CSE au moins 2 jours avant la tenue de la réunion (contre au moins 3 jours en temps normal). Lorsque la réunion concerne le CSE central, l’ordre du jour doit lui être communiqué au moins 3 jours avant (contre au moins 8 jours habituellement).

Pour le déroulement des expertises

Afin d’écourter au maximum le déroulement des expertises, l’expert désigné n’a plus que 24 heures (contre 3 jours) pour demander à l’employeur les informations complémentaires utiles pour mener à bien sa mission. De son côté, l’employeur doit lui adresser les informations sollicitées dans les 24 heures (et non plus dans les 3 jours).

En outre, l’expert doit notifier à l’employeur le coût prévisionnel de l’expertise, son étendue et sa durée soit dans les 48 heures (au lieu de 10 jours) qui suivent sa désignation, soit dans les 24 heures qui suivent la réception des informations complémentaires demandées.

Enfin, l’expertise doit être remise au moins 24 heures avant la fin du délai de consultation au lieu de 15 jours habituellement.

Art. 9, ordonnance 2020-460 du 22 avril 2020, JO du 23

Ordonnance 2020-507 du 2 mai 2020, JO du 3

Décret 2020-508 du 2 mai 2020, JO du 3

Décret 2020-509 du 2 mai 2020, JO du 3

Le gouvernement vient de publier le « Protocole national de déconfinement pour les entreprises pour assurer la sécurité et la santé des salariés ». Un guide d’une vingtaine de pages qui vise à identifier les mesures que les employeurs doivent mettre en place afin de protéger la santé des salariés de retour dans les locaux de l’entreprise.

Ce document rappelle les mesures barrières et de distanciation physique que l’employeur doit faire respecter à ses salariés ou instaurer dans l’entreprise comme se laver régulièrement les mains, ne pas se serrer la main ni se faire la bise, garder une distance d’un mètre, aérer toutes les 3 heures les pièces fermées pendant 15 minutes, désinfecter régulièrement les objets manipulés et les surfaces, etc.

Important : l’employeur doit d’abord privilégier des mesures de protection collective contre l’exposition au conoravirus comme le télétravail, la mise en place d’un espace minimal par personne, l’instauration d’horaires décalés ou encore la gestion des flux de circulation. S’il s’avère que ces mesures ne sont pas suffisantes pour protéger les salariés, il peut alors les compléter par des équipements de protection individuelle comme le port du masque ou de lunettes.

Un espace minimal de 4 m² par personne

Le gouvernement préconise des recommandations en termes de « jauge par espace ouvert » afin de garantir une distance physique minimale d’un mètre. Ainsi, chaque personne présente en même temps dans un même espace, qu’il s’agisse de salariés, de clients, de fournisseurs, etc. doit bénéficier d’un espace personnel d’au moins 4 m². Sachant que le port du masque doit être mis en place si cet espace ne peut pas être garanti.

Afin de calculer le nombre de personnes pouvant être présentes simultanément au même endroit, l’employeur doit tenir compte de la surface résiduelle de cet espace, c’est-à-dire de la surface effectivement disponible, déduction faite des parties occupées. Le gouvernement estime ainsi que cette surface est d’environ 80 % de la surface totale pour un bâtiment de bureaux et que, pour un magasin, la surface résiduelle pour l’accueil des clients s’obtient en déduisant de la surface totale la surface occupée notamment par les rayonnages et les réserves.

Exemple : le gouvernement donne l’exemple d’un open-space de 700 m² comprenant 50 bureaux de 2 m² chacun, nécessitant, en plus, 2 m² au sol pour que le salarié puisse travailler, des armoires comptant pour 1,5 m² par bureau, une salle de réunion de 100 m², trois salles d’isolement de 30 m² chacune et un espace de circulation de 100 m². La surface résiduelle est de 135 m² calculé comme suit : 700 – 4 x 50) – (50 x 1,5) – 100 – (3 x 30) – 100. Cet open space peut donc accueillir 33 personnes en même temps (135 m² / 4 m²).

La gestion des flux de circulation

L’employeur doit organiser la circulation des salariés et des tiers (clients, fournisseurs, prestataires, etc.) afin que soit respectée une distance minimale d’un mètre entre chaque personne. Des règles qui doivent être instaurées non seulement dans les lieux clos (vestiaires, ascenseurs, couloirs, escaliers, cafétérias, etc.) mais également dans les espaces ouverts comme les parkings.

Pour cela, l’employeur peut, par exemple, aménager les horaires des salariés pour éviter les arrivées simultanées, mettre en place des marquages au sol, favoriser la prise de rendez-vous, échelonner les pauses pour éviter les regroupements de personnes, instaurer un sens de circulation, laisser les portes ouvertes dans la mesure du possible, etc.

La prise en charge des personnes symptomatiques

L’employeur doit impérativement rappeler à ses salariés de ne pas venir dans l’entreprise s’ils présentent des symptômes du coronavirus (toux, fièvre, difficultés respiratoires, perte d’odorat, etc.) ou s’ils ont été en contact étroit avec une personne malade.

À noter : le gouvernement interdit aux entreprises d’organiser des campagnes de dépistage du Covid-19 pour leurs salariés et déconseille la prise de température à l’entrée de l’entreprise.

Il est également conseillé à l’entreprise de rédiger, en collaboration avec le médecin du travail, une procédure de prise en charge des personnes symptomatiques prévoyant notamment de :
– les isoler dans une pièce dédiée ;
– en l’absence de signe de gravité, les inviter à rentrer chez eux et à contacter leur médecin ;
– en cas d’urgence, appeler le Samu ;
– nettoyer les espaces ayant pu être contaminés ;
– identifier les personnes ayant été en contact avec les personnes malades.

À savoir : afin d’assurer la santé de leurs salariés, les entreprises peuvent également se référer aux nombreuses fiches conseils spécifiques à leur activité comme les boulangeries, les vétérinaires, les agriculteurs, les vignerons, les garages, les stations-services, les centres d’appel, les entreprises d’aides à domicile, les pompes funèbres, les banques, les plombiers, les entreprises du bâtiment et des travaux publics, les transporteurs routiers ou encore le dépannage à domicile.

Depuis le 1^er janvier 2019, les salariés ne paient pas d’impôt sur le revenu sur la rémunération des heures supplémentaires qui ne dépasse pas 5 000 € net par an.

Afin de préserver le pouvoir d’achat des salariés en ces temps difficiles, ce plafond annuel d’exonération est porté de 5 000 € à 7 500 € pour les heures supplémentaires réalisées entre le 16 mars 2020 et le dernier jour de l’état d’urgence sanitaire, soit actuellement, le 24 mai 2020. Sachant que l’état d’urgence sanitaire devrait, selon les dernières annonces du gouvernement, être prolongé de 2 mois, soit jusqu’au 24 juillet 2020.

En pratique : si le salarié effectue, pendant cette période, des heures supplémentaires entraînant un dépassement du plafond de 5 000 €, ce plafond passe à 7 500 €. Pour les heures supplémentaires réalisées en dehors de cette période, le plafond de rémunération reste fixé à 5 000 €.

Dans le détail, bénéficient de cette exonération fiscale :
– la rémunération des heures supplémentaires et leurs majorations ;
– la rémunération des heures complémentaires et leurs majorations pour les salariés à temps partiel ;
– la majoration de rémunération due aux salariés en forfait jours qui renoncent à des jours de repos et travaillent plus de 218 jours par an.

Rappel : ces rémunérations sont exonérées de cotisation sociales salariales sans application d’un plafond.

Article 4, loi n° 2020-473 du 25 avril 2020, JO du 26

En tant qu’employeur, vous devez, chaque mois ou chaque trimestre, acquitter auprès de la Mutualité sociale agricole (MSA) les cotisations sociales dues sur les rémunérations de vos salariés. Des cotisations dont le montant peut être difficile à régler compte tenu des conséquences économiques liée à l’épidémie de coronavirus. Aussi, pour préserver votre trésorerie, vous êtes autorisé à reporter, en totalité ou en partie, le montant des cotisations que vous devez normalement verser au mois de mai (le 5, le 7 ou le 15 mai).

Précision : aucune majoration, ni pénalité ne vous sera appliquée.

Comment procéder ?

Si vous utilisez la déclaration sociale nominative (DSN) pour déclarer les salaires versés, vous pouvez :
– soit moduler le montant des cotisations qui vous sera prélevé par la MSA dans le bloc paiement de votre DSN ;
– soit ajuster le montant de votre virement bancaire ;
– soit ne pas effectuer de télérèglement des cotisations sociales et, le cas échéant, payer le montant souhaité par virement bancaire.

En revanche, si vous utilisez le service Tesa+, la date limite de paiement des cotisations sociales, initialement prévue le 7 mai, est repoussée au 30 juin. Aucun prélèvement ne sera effectué d’ici là par la MSA. Vous pouvez toutefois, avant cette date, effectuer un règlement total ou partiel des cotisations par le moyen de paiement de votre choix.

À noter : les utilisateurs du Tesa simplifié recevront un appel de cotisations en mai, mais la date limite de paiement de celles-ci sera également reportée au 30 juin.

Et attention, cette mesure de report ne vous dispense pas de déclarer les rémunérations de vos salariés selon les modalités habituelles (DSN ou Tesa) !