Social

Pour protéger leurs salariés, clients et fournisseurs du Covid-19, les entreprises et les travailleurs indépendants doivent mettre en place plusieurs mesures de sécurité destinées notamment à assurer une distanciation d’un mètre entre chaque personne. Des mesures qui, pour être mises en œuvre, nécessitent l’achat de matériels ou la réalisation de travaux. Aussi, l’Assurance maladie propose d’allouer une subvention aux entreprises de moins de 50 salariés et aux travailleurs indépendants qui investissent dans des équipements visant à réduire le risque de contamination.

En pratique : plusieurs documents utiles concernant cette aide financière sont disponibles sur le site de l’Assurance maladie.

Pour quels matériels ?

L’Assurance maladie accorde une aide aux entreprises et travailleurs indépendants qui, pour respecter les gestes barrières et la distanciation sociale, achètent ou louent par exemple :

– des vitres, des cloisons de séparation, des bâches ou des écrans fixes ou mobiles pour isoler les postes de travail des contacts avec les clients ;

– des poteaux et grilles, des accroches murales, des barrières amovibles, des cordons et des sangles pour guider le public et faire respecter les distances ;

– des locaux additionnels et temporaires (montage et démontage et 4 mois de location) ;

– des écrans, tableaux ou supports d’affiches permettant de communiquer visuellement.

Précision : les masques, le gel hydroalcoolique et les visières peuvent être pris en charge par l’Assurance maladie si l’entreprise ou le travailleur indépendant a investi dans au moins une des mesures barrière et de distanciation sociale listée ci-dessus. En revanche les gants, les lingettes et les éléments à usage unique (scotch, peinture, rubans, recharges paperboard…) ne font pas partie du matériel subventionné.

Peuvent aussi être financés par l’Assurance maladie les investissements réalisés en vue d’assurer l’hygiène et le nettoyage, soit :

– les installations permettant le lavage des mains et du corps (matériel de douche et travaux de plomberie) ;

– les installations temporaires et additionnelles comme les toilettes, douches et lavabos (installation, enlèvement et 4 mois de location).

Pour quel montant ?

La subvention attribuée par l’Assurance maladie correspond à 50 % du montant hors taxes des investissements réalisés par l’entreprise ou le travailleur indépendant. Elle est plafonnée à 5 000 € et est conditionnée à un montant d’investissement au moins égal à 1 000 € hors taxes pour une entreprise avec salariés et à 500 € hors taxes pour un travailleur indépendant.

Attention : seuls les achats et locations effectués entre le 14 mars et le 31 juillet 2020 sont pris en charge.

Comment procéder ?

La demande d’aide s’effectue via les formulaires spécifiques dédiés aux entreprises de moins de 50 salariés et aux travailleurs indépendants.

Un formulaire qui, une fois rempli, doit être adressé, idéalement par courriel, à la caisse régionale d’assurance maladie dont relève l’entreprise ou le travailleur indépendant (Carsat, Cramif ou CGSS).

Bien entendu, la demande d’aide doit être accompagnée de plusieurs pièces justificatives, à savoir un relevé d’identité bancaire électronique, un duplicata ou une copie certifiée conforme des factures acquittées et une déclaration sur l’honneur indiquant qu’aucune autre aide publique n’est versée à l’entreprise ou au travailleur indépendant pour financer les investissements réalisés.

Après vérification de ces pièces, l’aide est versée en une seule fois à l’entreprise ou au travailleur indépendant.

Précision : la demande d’aide doit être adressée à l’Assurance maladie avant le 31 décembre 2020.

Le gouvernement publie une foire aux questions afin de répondre aux interrogations des employeurs concernant les aménagements apportés, au vu de la crise actuelle, à la participation et à l’intéressement.

Un report du paiement des primes

En principe, les employeurs doivent verser les primes d’intéressement et de participation à leurs salariés au plus tard à la fin du 5^e mois qui suit la clôture de leur exercice comptable. Soit jusqu’au 31 mai 2020 pour les entreprises qui ont clôturé leur exercice le 31 décembre 2019.

Cependant, par exception, pour les sommes attribuées en 2020, cette date limite de versement est reportée au 31 décembre 2020.

Même si ce n’est pas obligatoire, le gouvernement recommande, si cela est possible, la signature d’un avenant à l’accord collectif fixant la nouvelle date de versement de ces primes. Une date qui, dans l’idéal, ne doit pas être trop éloignée de celle initialement prévue. Par ailleurs, l’employeur doit informer les représentants du personnel et les salariés du contexte de ce report et de cette nouvelle date. Une information qui peut être donnée par courriel.

Précision : le report de la date de versement s’applique à tous les salariés, sachant qu’à titre exceptionnel, ceux en situation de précarité financière peuvent bénéficier d’un versement anticipé.

Des accords d’intéressement revus

Les accords d’intéressement doivent normalement être conclus pour une durée de 3 ans. Mais, exceptionnellement, ceux conclus jusqu’au 31 août 2020 peuvent être signés pour une durée comprise entre un et 3 ans.

Par ailleurs, les primes d’intéressement bénéficient d’un régime social et fiscal avantageux (déduction du bénéfice imposable de l’entreprise, exonération de cotisations et contributions sociales, etc.) à condition que la signature de l’accord d’intéressement intervienne avant le premier jour de la deuxième moitié de la période de calcul suivant sa prise d’effet. Plus simplement, si l’entreprise souhaite que son accord s’applique à partir du 1^er janvier 2020, il doit être conclu avant le 1^er juillet 2020.

Toutefois, cette année, par exception, ces avantages fiscaux et sociaux sont applicables même si l’accord d’intéressement a été conclu à compter du premier jour de la deuxième moitié de la période de calcul suivant la date de sa prise d’effet. Concrètement, donc, même s’il a été signé entre le 1^er juillet et le 31 août 2020.

À savoir : les accords devront être déposés auprès de la Direccte avant le 15 septembre 2020.

Ordonnance n° 2020-322 du 25 mars 2020, JO du 26

Ordonnance n° 2020-385 du 1er avril 2020, JO du 2

Pour aider ses adhérents, à savoir les salariés et les dirigeants dits « assimilés salariés » (gérant minoritaire de SARL, président de société anonyme, etc.), qui rencontrent des problèmes financiers en raison de l’épidémie de coronavirus, l’Agirc-Arrco peut leur allouer une aide financière exceptionnelle pouvant aller jusqu’à 1 500 €.

Précision : l’Agirc-Arrco dispose d’une enveloppe budgétaire de 200 M€ pour financer ce dispositif mis en place, dans un premier temps, jusqu’à mi-juillet.

Pour obtenir cette aide, les bénéficiaires doivent contacter leur caisse Agirc-Arrco et remplir un formulaire de demande d’intervention sociale simplifiée. Ils doivent également établir une attestation sur l’honneur précisant leur situation et les difficultés financières rencontrées.

À noter : plusieurs justificatifs doivent accompagner la demande, en particulier le dernier avis d’imposition du salarié ou du dirigeant salarié et ses 3 derniers bulletins de paie ou revenus dont un au moins présente une baisse de rémunération.

Après analyse de la demande, l’Agirc-Arrco adresse une réponse écrite au salarié ou dirigeant salarié et, le cas échéant, lui verse l’aide accordée en une seule fois dans un délai maximum d’un mois.

Communiqué de presse du 12 mai 2020, Agirc-Arrco

Pour encourager l’utilisation de transports moins polluants, les pouvoirs publics ont créé le « forfait mobilités durables ». Un dispositif facultatif qui permet aux employeurs de prendre en charge les frais de transport de leurs salariés qui effectuent les trajets entre leur domicile et leur lieu de travail via leur cycle personnel (ou cycle à pédalage assisté), le covoiturage (passager ou conducteur), les transports publics de personnes (hors frais d’abonnement) ou des services de mobilité partagée. Cette mesure est applicable depuis le 11 mai dernier.

Précision : sont considérés comme des services de mobilité partagée notamment la location ou la mise à disposition en libre-service de véhicules (vélos, cyclomoteurs, motocyclettes, trottinettes…) ainsi que les services d’autopartage.

Des avantages social et fiscal à la clé

Le forfait mobilités durables versé par l’employeur est exonéré de cotisations sociales, de CSG-CRDS et d’impôt sur le revenu dans la limite de 400 € par an et par salarié.

Et attention, ce plafond inclut aussi, le cas échéant, la prime de transport allouée par l’employeur (dans la limite de 200 € pour les frais de carburant).

Rappel : la prime de transport permet à l’employeur de prendre en charge les frais de carburant et les frais liés à l’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables et hydrogènes engagés par les salariés pour les trajets domicile-lieu de travail dès lors que ces derniers sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel en raison de l’absence de transports en commun ou d’horaires de travail particuliers.

En outre, le forfait mobilités durables est cumulable avec la prise en charge obligatoire de l’employeur (à hauteur de 50 %) des frais d’abonnement aux transports en commun et aux services publics de location de vélo de leurs salariés. Pour être exonéré de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, l’avantage résultant de ces deux prises en charge ne doit pas excéder 400 € par an et par salarié, ni le montant de la prise en charge obligatoire liée aux abonnements de transports en commun.

En complément : le forfait mobilités durables remplace l’indemnité kilométrique vélo. Toutefois, les entreprises qui, au 11 mai 2020, en faisaient bénéficier leurs salariés peuvent continuer à la verser.

Comment procéder ?

Le forfait mobilités durables peut être instauré par le biais d’un accord d’entreprise ou, à défaut, d’un accord de branche. En l’absence d’accord en la matière, l’employeur peut décider de l’allouer à ses salariés (via une décision unilatérale), le cas échéant, après avoir consulté son comité social et économique.

L’accord collectif ou la décision de l’employeur doit fixer le montant du forfait mobilités durables (sous la forme d’une allocation forfaitaire), ses modalités et ses critères d’attribution. Sachant que l’ensemble des salariés de l’entreprise doit en bénéficier.

À noter : les salariés à temps partiel dont la durée de travail équivaut à au moins un mi-temps (50 % de la durée légale de travail ou de la durée conventionnelle de travail si elle est inférieure) ont droit au forfait mobilités durables dans les mêmes conditions que les salariés à temps plein. Les autres voient ce forfait proratisé compte tenu de leur durée de travail.

Et bien entendu, le versement du forfait implique la fourniture de justificatifs de la part des salariés : un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur, pour chaque année civile, relatif à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacement éligibles au forfait mobilités durables.

Art. 82 loi n° 2019-1428 du 24 décembre 2019, JO du 26

Décret n° 2020-541 du 9 mai 2020, JO du 10

Les employeurs sont tenus à une obligation de sécurité envers leurs salariés. Ils doivent donc prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité et protéger leur santé physique et mentale.

Concrètement, ceci passe notamment par le respect de la règlementation, l’aménagement des postes de travail, la mise en place d’outils de protection collective (garde-corps, arrêt automatique des machines…), la fourniture d’outils adaptés et d’équipements de protection individuelle (gants, masques, lunettes, chaussures de sécurité…) et le suivi de formations.

Établir le document unique d’évaluation des risques

Afin de mettre en place les mesures adéquates pour protéger la santé et la sécurité de leurs salariés, les employeurs doivent, au vu des activités de l’entreprise, évaluer les risques existants dans chaque unité de travail (manutention, transports…). Et les résultats de cette évaluation doivent être transcrits dans un « document unique d’évaluation des risques » (DUER). Cette obligation s’imposant quels que soient le nombre de salariés dans l’entreprise et son secteur d’activité.

À noter : le DUER doit être mis à la disposition notamment des salariés, des représentants du personnel et du médecin du travail.

Mettre à jour le document unique d’évaluation des risques

L’épidémie actuelle contraint les employeurs à dresser la liste, pour chaque unité de travail de leur entreprise, des risques liés au Covid-19 et à mettre à jour le DUER. Ceci implique non seulement d’identifier les situations dans lesquelles les salariés peuvent se transmettre ce virus (contacts avec des clients ou des prestataires entre autres), mais également d’anticiper les risques, notamment psychosociaux, en lien avec le fonctionnement dégradé de l’entreprise (aménagement des locaux, réorganisation du travail, affectation sur un nouveau poste de travail, télétravail…).

Cette démarche, à mener, le cas échéant, avec les représentants du personnel et le médecin du travail, permet ensuite à l’employeur d’identifier les mesures adéquates à mettre en œuvre pour protéger les salariés : télétravail, rappel des gestes barrières, nettoyage des locaux, réunion en visioconférence, mise en place d’un marquage au sol pour le respect d’une distance physique d’au moins un mètre, port du masque si la distanciation sociale n’est pas possible…

Attention : ne pas établir ou ne pas mettre à jour le DUER est passible d’une amende de 1 500 € (7 500 € pour une société).

Depuis le début de l’épidémie de coronavirus en France, les salariés peuvent bénéficier d’arrêts de travail s’ils sont infectés (ou suspectés de l’être) par le virus, s’ils sont susceptibles de développer une forme grave de la maladie (femmes enceintes au 3^e trimestre de grossesse, antécédents cardiovasculaires, personnes obèses…) ou s’ils cohabitent avec une personne vulnérable. Des arrêts de travail qui peuvent désormais être établis (ou renouvelés) par les médecins du travail.

Précision : cette possibilité est ouverte aux médecins du travail pour la période allant du 13 au 31 mai 2020.

Pour les salariés atteints du coronavirus

Le médecin du travail doit, pour les salariés infectés par le Covid-19 (ou suspectés de l’être), établir une lettre d’avis d’interruption de travail selon le modèle habituellement utilisé par les médecins de ville. Un document qu’il adresse, sans délai, au salarié concerné et à son employeur. Le salarié a, quant à lui, 48 heures pour transmettre cet avis à l’Assurance maladie.

Pour les salariés vulnérables et les salariés cohabitant avec eux

Les salariés susceptibles de développer une forme sévère du coronavirus et les personnes vivant avec eux qui ne peuvent pas travailler doivent être placés en activité partielle par leur employeur. À cette fin, le médecin du travail doit établir, sur papier libre, une déclaration d’interruption de travail.

À noter : cette déclaration doit préciser l’identification du médecin, du salarié et de l’employeur ainsi que l’information selon laquelle le salarié remplit bien les conditions pour être considéré comme une personne vulnérable ou comme cohabitant avec elle.

La déclaration est adressée au salarié qui doit ensuite la remettre à son employeur afin d’être placé en activité partielle.

En complément : les médecins du travail ne sont pas autorisés à prescrire des arrêts de travail aux salariés contraints de rester à leur domicile pour garder leur(s) enfant(s). Ces salariés devant être placés en activité partielle par leur employeur.

Décret n° 2020-549 du 11 mai 2020, JO du 12

Dès l’arrivée de l’épidémie de Covid-19 sur le territoire français, les employeurs ont dû, lorsque cela était possible, demander à leurs salariés de télétravailler. Une situation qui a vocation à perdurer puisque, malgré le déconfinement, le gouvernement préconise aux employeurs de recourir massivement au télétravail, en particulier lorsque les trajets domicile-entreprise requièrent l’usage des transports en commun. Aussi, le ministère du Travail a mis à la disposition des entreprises, notamment celles où le télétravail est peu coutumier, un document intitulé « Télétravail et déconfinement ».

Attention : les employeurs relevant d’un secteur professionnel représenté Medef, la CPME et l’UPA doivent respecter les dispositions prévues en matière de télétravail par l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005, sauf s’il ont conclu un accord d’entreprise sur le sujet.

Qui décide ?

En tant qu’employeur, et compte tenu des circonstances exceptionnelles actuelles, vous pouvez imposer à vos salariés de télétravailler. Autrement dit, vous n’avez pas besoin de leur accord préalable.

De la même manière, vous pouvez refuser le télétravail à vos salariés si vous estimez que leur présence est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise et que vous avez mis en place les mesures nécessaires pour éviter la propagation du coronavirus (distanciation d’un mètre, gestes barrières…).

Enfin, il vous revient, le cas échéant, de répartir, sur la semaine ou le mois, les jours de télétravail et les jours de travail en entreprise.

Comment ?

Le télétravail ne requiert pas de formalité particulière. Vous pouvez donc le mettre en place même si le contrat de travail de vos salariés ne le prévoit pas. Et vous n’êtes pas tenu de conclure un avenant à ce contrat avec les salariés qui, habituellement, travaillent dans les locaux de l’entreprise.

Toutefois, il vous est possible d’encadrer la pratique du télétravail dans votre entreprise au moyen d’une charte ou d’un accord collectif.

Précision : vous n’avez pas l’obligation de verser une indemnité aux salariés qui télétravaillent, sauf si un accord collectif ou une charte en dispose autrement.

Quelles conditions de travail ?

Vous devez vous assurer que vos salariés télétravaillent dans de bonnes conditions, c’est-à-dire veiller à ce qu’ils disposent des moyens nécessaires pour réaliser leurs missions (ordinateur, accès aux données professionnelles, aux e-mails…), fixer leurs horaires de travail pour garantir leur droit au repos et à la déconnexion, échanger régulièrement avec eux pour éviter leur isolement, etc.

À noter : l’accident qui intervient sur le lieu de télétravail constitue, en principe, un accident du travail.

L’Urssaf met en place différentes mesures afin de préserver la trésorerie des travailleurs non-salariés dont l’activité est mise à rude épreuve par l’épidémie du coronavirus.

Ainsi, les échéances de cotisations sociales personnelles des 20 mars, des 5 et 20 avril et du 5 mai n’ont pas été prélevées. Et il en sera de même pour celle du 20 mai qu’elle soit mensuelle ou trimestrielle. Étant précisé que les travailleurs non-salariés n’ont aucune démarche à faire pour cela.

À noter : le montant des paiements non prélevés sera lissé sur les futures échéances de cotisations sociales personnelles dues par les non-salariés.

Par ailleurs, les travailleurs indépendants qui subissent une diminution de leur revenu peuvent demander un ajustement à la baisse de leurs cotisations provisionnelles.

En pratique, les artisans et commerçants peuvent effectuer cette démarche :
– via leur compte personnel (« Mon compte ») sur le site www.secu-independants.fr ;
– par courriel en choisissant l’objet « Vos cotisations », motif « Difficultés-coronavirus » ;
– par téléphone au 3698 du lundi au vendredi de 9h à 17h.

Quant aux professionnels libéraux, ils peuvent :
– via leur espace en ligne sur www.urssaf.fr, adresser un message (rubrique « Une formalité déclarative »/« Déclarer une situation exceptionnelle ») ;
– contacter l’Urssaf au 3957 ou au 0806 804 209 pour les praticiens et auxiliaires médicaux.

À savoir : les professionnels libéraux dépendants de l’une des dix sections professionnelles (Cipav, Carpimko, etc.) et les avocats sont invités à se rapprocher de leur caisse de retraite pour s’informer des mesures mises en place pour les soutenir en cette période.

Pour aider les entreprises à faire face aux difficultés économiques provoquées par l’épidémie de coronavirus, les pouvoirs publics ont renforcé le dispositif d’activité partielle. Ainsi, les cadres dirigeants qui, en temps normal, en sont exclus, peuvent bénéficier d’une indemnité d’activité partielle. Une indemnité qui est, en principe, remboursée à l’employeur par l’État.

Précision : seuls les cadres dirigeants dont l’établissement ou une partie d’établissement a temporairement fermé ses portes sont éligibles au chômage partiel. Et ce, depuis le 12 mars 2020.

Déterminer les heures de chômage partiel

Afin de déterminer le nombre d’heures chômées pour lesquelles les cadres dirigeants sont indemnisés au titre du chômage partiel, il convient de retenir, dans la limite de la durée légale de travail (soit 35 heures par semaine) :
– 3h30 pour une demi-journée non travaillée ;
– 7h pour une journée non travaillée ;
– et 35h pour une semaine non travaillée.

Attention : doivent être déduits du résultat obtenu les jours de congés payés, les jours de repos et les jours fériés habituellement non travaillés dont le cadre dirigeant a bénéficié pendant la période de chômage partiel. Ces jours sont convertis en heures selon les règles détaillées ci-dessus.

Calculer l’indemnité d’activité partielle

La rémunération mensuelle de référence servant de base au calcul de l’indemnité d’activité partielle est la moyenne des rémunérations brutes perçues par le cadre dirigeant au cours des 12 mois précédant le placement en chômage partiel de l’entreprise ou de l’établissement (ou de tous les mois travaillés si le cadre dirigeant est dans l’entreprise depuis moins de 12 mois).

Il est ensuite retenu, pour 7 heures non travaillées, 1/30^e de la rémunération mensuelle de référence du cadre dirigeant. Un résultat qu’il faut encore diviser par 7 (7 heures) pour obtenir le montant horaire de référence permettant de calculer l’indemnité d’activité partielle. Le montant de l’indemnité d’activité partielle versée au cadre dirigeant est alors égal à 70 % de ce montant horaire.

À savoir : l’indemnité d’activité partielle est remboursée à l’employeur par l’État pour sa part ne dépassant pas 31,98 €.

Décret n° 2020-522 du 5 mai 2020, JO du 6

Décret n° 2020-435 du 16 avril 2020, JO du 17