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Compte tenu du confinement visant à lutter contre la propagation du coronavirus, les visites d’information et de prévention (VIP) ainsi que les examens d’aptitude auxquels sont soumis vos salariés peuvent être différés par le médecin du travail. Le point sur les règles applicables en la matière.

À savoir : cette possibilité de report concerne les visites et examens qui doivent se dérouler entre le 12 mars et le 31 août 2020 pour les salariés du régime général de la Sécurité sociale et du régime agricole.

Les visites d’information et de prévention

Les VIP réalisées lors de l’embauche, ou leur renouvellement, peuvent être reportées jusqu’au 31 décembre 2020. Exception faite des VIP initiales qui concernent les travailleurs handicapés, les jeunes de moins de 18 ans, les titulaires d’une pension d’invalidité, les femmes enceintes, venant d’accoucher ou allaitantes, les travailleurs de nuit et ceux exposés à des champs électromagnétiques dépassant certains seuils. Autrement dit, ces visites ne peuvent pas être différées.

Les examens d’aptitude

Lorsqu’ils occupent un poste à risque, les salariés doivent passer, avant leur prise de poste effective, un examen médical d’aptitude. Un examen qui est ensuite renouvelé selon une périodicité déterminée par le médecin du travail et qui peut faire l’objet de visites intermédiaires.

Les examens d’aptitude initiaux ne peuvent pas être reportés. En revanche, les examens de renouvellement et les visites intermédiaires peuvent être différées jusqu’au 31 décembre 2020. Sauf les examens d’aptitude de renouvellement des travailleurs exposés à des rayons ionisants classés en catégorie A.

Visites de préreprise et examens de reprise

Le médecin du travail n’est pas tenu d’organiser les visites préalables à la reprise du travail, lorsque cette reprise intervient avant le 31 août 2020. Sont ici concernées les visites de préreprise organisées en vue de favoriser le maintien dans l’emploi des travailleurs qui ont été en arrêt de travail pendant plus de 3 mois.

Quant aux examens de reprise du travail auxquels sont soumis les femmes en congé de maternité, les salariés absents en raison d’une maladie professionnelle ou ceux absents, pendant au moins 30 jours, en raison d’un accident du travail ou d’un accident (ou maladie) non professionnel, ils peuvent être reportés sans que cela empêche la reprise du travail. Mais dans certaines limites seulement :
– dans le mois qui suit la reprise du travail, lorsque le travailleur fait l’objet d’un suivi individuel renforcé (poste à risque) ;
– dans les 3 mois qui suivent cette reprise pour les autres salariés.

Exceptions : l’examen de reprise du travail ne peut pas être différé pour les travailleurs handicapés, les jeunes de moins de 18 ans, les titulaires d’une pension d’invalidité, les travailleurs de nuit ainsi que les femmes enceintes, venant d’accoucher ou allaitantes.

Et en pratique ?

C’est le médecin du travail qui décide ou non de reporter les visites et examens des salariés. Il peut ainsi les maintenir s’il les estime indispensables au regard des informations dont il dispose sur l’état de santé des salariés, les risques liés à leur poste de travail ou leurs conditions de travail.

Lorsqu’une visite (ou un examen) est différée, le médecin du travail en informe l’employeur et le travailleur concerné en leur indiquant la date à laquelle elle est programmée. Si le médecin ne dispose pas des coordonnées du salarié, il revient à l’employeur de lui faire suivre ces informations.

Précision : lorsqu’une visite de préreprise n’est pas organisée, le médecin du travail prévient la personne qui en est à l’origine (médecin traitant, médecin conseil de l’Assurance maladie ou salarié).

Décret n° 2020-410 du 8 avril 2020, JO du 9

Les employeurs qui doivent payer, au plus tard le 15 avril, les cotisations sociales dues à l’Urssaf sur les rémunérations de leurs salariés peuvent, compte tenu des circonstances, reporter tout ou partie de ce paiement. Un report qui est automatiquement de 3 mois et qui, bien évidemment, ne donnera lieu à aucune pénalité.

Attention : le report du paiement ne dispense pas de transmettre la déclaration sociale nominative (DSN) de mars 2020 au plus tard le mercredi 15 avril 2020 à midi.

En pratique, deux cas sont possibles :
– l’employeur règle ses cotisations hors DSN, par virement bancaire : il peut alors soit choisir le montant de son virement, soit ne pas effectuer de virement ;
– l’employeur règle ses cotisations via la DSN : il peut moduler son paiement SEPA (soit 0 €, soit le montant de son choix) au sein de cette DSN.

Enfin, les employeurs peuvent choisir de ne payer que les cotisations salariales et d’échelonner le versement des cotisations patronales. Pour cela, ils doivent :
– contacter l’Urssaf par téléphone au 3957 ;

– ou via leur espace en ligne sur www.urssaf.fr, signaler leur situation via la messagerie (« Nouveau message »/« Une formalité déclarative »/« Déclarer une situation exceptionnelle ».

À savoir : l’Agirc-Arcco permet également aux entreprises qui « présentent d’importantes difficultés de trésorerie » de reporter, en totalité ou en partie, le paiement des cotisations de retraite complémentaire qui doit normalement intervenir le 25 avril.

Les entreprises confrontées à une réduction, voire à l’arrêt total, de leur activité peuvent recourir au prêt de main-d’œuvre. Elles peuvent ainsi mettre leurs salariés à la disposition d’une entreprise (dite « entreprise utilisatrice ») qui manque de personnel, en particulier celles dont l’activité est indispensable à la continuité de la vie de la nation. Comment procéder ?

Un avenant au contrat de travail

Avant de recourir au prêt de main d’œuvre, vous devez recueillir l’accord des salariés concernés. En pratique vous devez conclure avec eux un avenant à leur contrat de travail (notamment par mail ou par courrier).

Ce document doit préciser, en particulier, la durée du prêt de main d’œuvre, les missions confiées au salarié ainsi que ses horaires et lieu de travail. À ce titre, un modèle d’avenant au contrat de travail conclu dans le cadre du prêt de main d’œuvre est disponible sur le site du ministère du Travail.

Précision : lorsque le prêt de main d’œuvre aboutit à une modification des éléments essentiels du contrat de travail du salarié (rémunération, qualification, durée du travail…), l’avenant doit prévoir une période probatoire pendant laquelle chacune des parties peut mettre fin à la mise à disposition.

Les salariés qui sont mis à la disposition d’une entreprise continuent d’être rémunérés par leur employeur d’origine et doivent, au terme du prêt de main d’œuvre, retrouver leur poste de travail.

Une convention avec l’entreprise utilisatrice

Pour formaliser le prêt de main d’œuvre, vous devez signer une convention avec l’entreprise utilisatrice. Là encore, un modèle vous est proposé sur le site du ministère du travail.

À noter : dans les mêmes conditions que pour l’avenant au contrat de travail, une période probatoire pendant laquelle chaque partie peut mettre fin au prêt de main d’œuvre peut être prévue.

Et attention, le prêt de main d’œuvre doit être effectué à but non lucratif. Aussi la convention doit mentionner les salaires, primes et avantages divers versés au salarié, l’indemnité de congés payés afférente à la période de mise à disposition, les taxes et charges sociales afférentes et les remboursements de frais professionnels qui sont engagés par le salarié dans l’exercice de sa mission. Concrètement, la convention contient l’ensemble des sommes que l’employeur verse à son salarié et qu’il se fait ensuite rembourser, via une facture, par l’entreprise utilisatrice.

En raison de l’épidémie de Covid-19 qui sévit en France, plusieurs mesures exceptionnelles ont été instaurées par les pouvoirs publics. Ainsi, notamment, les salariés peuvent bénéficier d’arrêts de travail indemnisés sans délai de carence pour maladie, pour isolement (au profit des personnes vulnérables) ou pour garder leurs enfants à domicile. Mais que deviennent ces arrêts de travail lorsque l’employeur doit placer l’ensemble de ses salariés en chômage partiel ? Une information sur le site dsn-info.fr fait le point sur les règles applicables.

Rappel : les salariés en arrêt de travail perçoivent, en plus des indemnités journalières de l’Assurance maladie, des indemnités complémentaires de leur employeur permettant d’atteindre au moins 90 % de leur rémunération brute. Les salariés placés en activité partielle, eux, ont droit, pour chaque heure non travaillée, à une indemnité au moins égale à 70 % de leur rémunération horaire brute.

Arrêt de travail pour maladie et activité partielle

Lorsqu’un salarié bénéficie d’abord d’un arrêt de travail pour maladie et que les salariés de l’entreprise sont ensuite placés en activité partielle, cet arrêt se poursuit jusqu’à son terme. À la fin de son arrêt, le salarié est alors placé en chômage partiel.

Quant à l’indemnité journalière complémentaire versée par l’employeur pendant l’arrêt de travail, elle doit être ajustée pour que le salarié perçoive l’équivalent de l’indemnité d’activité partielle : soit 70 % de sa rémunération brute horaire (sauf accord d’entreprise ou convention collective plus favorable). Un ajustement qui peut faire l’objet d’une régularisation sur la paie du mois suivant.

Précision : cette indemnité complémentaire est soumise à cotisations et contributions sociales comme une rémunération.

Lorsqu’un salarié déjà placé en activité partielle tombe malade, il peut se voir prescrire un arrêt de travail. Dans ce cas, le dispositif d’activité partielle s’interrompt pendant la durée de l’arrêt. Là encore, l’indemnité complémentaire réglée par l’employeur est ajustée par rapport au montant de l’indemnité d’activité partielle, à savoir 70 % de la rémunération horaire brute du salarié.

Arrêt de travail pour isolement ou garde d’enfant et activité partielle

Si l’entreprise (ou l’établissement) a fermé ses portes, le salarié en activité partielle ne peut pas bénéficier d’un arrêt de travail pour isolement ou pour garder ses enfants à domicile.

Quand un tel arrêt lui a été prescrit avant la mise en place de l’activité partielle dans l’entreprise, l’employeur peut soit interrompre l’arrêt de travail du salarié (en signalant sa fin anticipée à l’Assurance maladie), soit attendre la fin de cet arrêt et placer le salarié en chômage partiel. L’arrêt de travail ne pouvant être prolongé, ni renouvelé.

Si l’activité partielle vise seulement à réduire le temps de travail des salariés, ceux-ci ne peuvent pas, sur une même période de travail, cumuler indemnités journalières et indemnités d’activité partielle. Aussi, lorsqu’un arrêt de travail est en cours, l’employeur ne peut pas placer le salarié concerné en activité partielle.