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Comment les droits à congés payés sont-ils calculés ?

Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif.

Ouverture des droits à congés payés

Les droits à congés payés des salariés sont acquis pendant une période, dite « de référence », fixée, par le Code du travail, du 1^er juin au 31 mai de l’année suivante. Ainsi, c’est au 31 mai 2019 (pour la période de référence s’étendant du 1^er juin 2018 au 31 mai 2019) que vous pourrez calculer définitivement le nombre de jours de congés payés acquis par vos salariés.

Toutefois, un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, votre convention collective peut prévoir une période de référence différente, par exemple, du 1^er janvier au 31 décembre, soit du 1^er janvier au 31 décembre 2018 pour les congés à prendre en 2019. Par ailleurs, si votre entreprise est affiliée à une caisse de congés payés (secteur du bâtiment et des travaux publics, en particulier), la période de référence applicable s’étend obligatoirement du 1^er avril au 31 mars, soit du 1^er avril 2018 au 31 mars 2019.

Nombre de jours acquis

Pendant cette période de référence, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Et ce, quelles que soient sa durée de travail (temps partiel ou temps complet), la nature de son contrat de travail (à durée déterminée ou indéterminée) et son ancienneté dans l’entreprise.

Ainsi, un salarié qui travaille du 1^er juin 2018 au 31 mai 2019 obtient l’équivalent de 5 semaines de congés, soit 30 jours ouvrables. Sachant qu’un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, en l’absence d’un tel accord, votre convention collective peut prévoir des jours de congés payés supplémentaires, par exemple, pour valoriser l’ancienneté.

À noter : les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, hormis le jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et les jours fériés légaux non travaillés dans l’entreprise. L’employeur peut comptabiliser les congés payés en jours ouvrés, ce qui correspond aux jours travaillés dans l’entreprise (généralement du lundi au vendredi). Dans ce cas, les salariés acquièrent 25 jours ouvrés de congés payés par an.

Pour des raisons de simplicité, un mois de travail effectif correspond à 4 semaines. Aussi, les absences de courte durée du salarié n’auront pas d’effet sur l’acquisition des congés payés.

Assimilation au temps de travail

Le Code du travail et les tribunaux assimilent certaines absences à du temps de travail effectif. Celles-ci doivent donc être prises en compte dans le calcul des congés payés du salarié. Il en est ainsi notamment des congés d’adoption, de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, de nombreux congés de formation (congé de validation des acquis de l’expérience, par exemple), des congés payés de l’année précédente ou encore des absences consécutives à un accident du travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle. En revanche, les juges estiment que les arrêts de travail causés par des accidents ou des maladies non professionnels ne constituent pas du temps de travail effectif et ne donnent pas droit à congés payés.

Quand les congés payés sont-ils pris ?

Les salariés doivent obligatoirement bénéficier de leur congé principal entre le 1^er mai et le 31 octobre.

Période de prise des congés

Sauf si elle est déterminée par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, par votre convention collective, il vous revient de fixer la période au cours de laquelle les congés d’été (le congé principal) seront pris, après avoir consulté, le cas échéant, vos représentants du personnel. Sachant que, dans tous les cas, cette période doit au moins s’étendre du 1^er mai au 31 octobre, soit pour les prochains congés payés de vos salariés, du 1^er mai au 31 octobre 2019. Et vos salariés doivent être informés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture.

À savoir : vous pouvez faire le choix de fermer votre entreprise pendant une partie de l’été et, en conséquence, imposer à vos salariés de prendre leurs congés payés à ce moment-là. Dans ce cas, vous devez prendre soin de consulter préalablement vos représentants du personnel.

Les salariés bénéficient d’un congé principal qui, en principe, ne peut excéder 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines consécutives). Ce qui impose donc, en pratique, de séparer ce congé principal des 6 jours ouvrables restants qui constituent la fameuse 5^e semaine de congés payés.

Et soyez vigilant, car vos salariés devront avoir pris l’ensemble de leurs congés payés au plus tard le 30 avril 2020 (avec, toutefois, une tolérance jusqu’au 31 mai 2020 prévue par certaines conventions collectives ou par des usages).

Attention : les congés payés ne peuvent pas être remplacés par le versement d’une indemnité, même en cas d’accord avec vos salariés.

Fractionnement du congé

Pour des raisons pratiques, vous pouvez, avec l’accord de votre salarié, fractionner son congé principal de 24 jours ouvrables. Mais sans pouvoir le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs.

Précision : l’accord du salarié n’est pas requis lorsque le congé coïncide avec la fermeture de l’entreprise.

Ce congé d’au moins 12 jours ouvrables doit être attribué entre le 1^er mai et le 31 octobre 2019. Quant aux jours restants du congé principal, ils peuvent être accordés, en une ou plusieurs fois, en dehors de cette période. Le salarié ayant alors droit à des congés supplémentaires :

– 2 jours ouvrables de plus pour 6 jours de congés au moins pris en dehors de la période allant du 1^er mai au 31 octobre ;

– 1 jour ouvrable de plus pour 3, 4 ou 5 jours de congés pris en dehors de cette période.

Important : là encore, un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, en l’absence d’un tel accord, votre convention collective peut fixer la période durant laquelle le congé d’au moins 12 jours ouvrables est attribué ainsi que les règles de fractionnement.

Calendrier des départs en congé

L’ordre des départs en congé est fixé, en priorité, par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, par votre convention collective. Si ce n’est pas le cas, vous devez établir le planning des congés de vos salariés en fonction de leur situation familiale, de leur ancienneté dans l’entreprise et de leurs activités éventuelles chez d’autres employeurs.

À noter : lorsque 2 de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, ils ont droit à un congé simultané.

Vos salariés doivent être informés, par affichage, courrier ou note de service de l’ordre des départs en congé au moins un mois à l’avance. Et, sauf accord avec vos salariés ou circonstances exceptionnelles (remplacement d’un salarié brusquement décédé, par exemple), vous ne pouvez modifier ces dates moins d’un mois avant leur départ (un délai différent pouvant être fixé par un accord d’entreprise ou votre convention collective).

Comment les salariés sont-ils rémunérés ?

L’indemnité perçue par le salarié en congés payés est égale à 1/10^e de sa rémunération sans pouvoir être inférieure au montant du salaire qu’il aurait perçu s’il avait travaillé.

Le calcul de la rémunération des salariés pendant leurs congés payés peut s’effectuer selon deux modalités. Étant précisé que vous devez appliquer pour chaque salarié celle qui lui est la plus favorable.

Ainsi, l’indemnité versée peut être égale soit à 1/10^e de sa rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence (généralement du 1^er juin 2018 au 31 mai 2019), soit au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire »). La première modalité sera privilégiée notamment pour un salarié ayant connu une baisse récente de sa rémunération (passage à temps partiel, par exemple).

Important : les jours de congés payés acquis, mais non pris par les salariés en raison de la rupture de leur contrat de travail, doivent donner lieu à une indemnité compensatrice. Celle-ci est due quel que soit le motif de la rupture, y compris en cas de licenciement pour faute grave.

Un compte alimenté en euros

Le CPF est approvisionné en euros en fonction de la durée de l’activité professionnelle de son titulaire et peut aussi faire l’objet d’abondements.

500 € par an

Depuis le 1^er janvier 2019, les salariés dont la durée de travail équivaut au moins à la moitié de la durée légale (1 607 heures par an) ou conventionnelle de travail voient leur compte crédité de 500 € par an, dans la limite globale de 5 000 €. En cas de durée de travail moins importante, le montant porté au CPF est proratisé en fonction de cette durée.

À savoir : certains salariés bénéficient de droits plus importants sur leur CPF. C’est le cas, en particulier, des employés peu qualifiés (niveau inférieur à un CAP-BEP) qui cumulent 800 € par an, pour atteindre au maximum 8 000 €.

Les travailleurs indépendants (artisans, commerçants, industriels, exploitants agricoles, professionnels libéraux) ont également droit à 500 € par an, dans la limite globale de 5 000 € pour toute année entière d’activité professionnelle. Là encore, en cas d’année incomplète, la somme inscrite sur leur CPF est calculée au prorata de leur durée d’activité sur l’année civile. Par exemple, le travailleur indépendant qui a exercé une activité non salariée du 1^er juin au 31 décembre obtient un montant de 291,67 € (500 € X 7/12) sur son CPF. Sachant, toutefois, que seul le compte des travailleurs indépendants qui s’acquittent de leur contribution à la formation professionnelle est approvisionné.

À noter : avant le 1^er janvier 2019, le CPF était alimenté en heures de formation. Les heures déjà acquises par les salariés et les travailleurs indépendants sont converties en euros, à hauteur de 15 € l’heure.

Des abondements sur le CPF

Au-delà des montants prévus par le Code du travail, un accord collectif d’entreprise ou de groupe ou, à défaut, un accord de branche peut prévoir une alimentation plus généreuse du CPF des salariés. Dans ce cas, il revient à l’employeur de financer ce surplus en versant, à la Caisse des dépôts et consignations (CDC), le montant destiné à couvrir l’ensemble des droits supplémentaires alloués à chaque salarié.

Précision : jusqu’au 31 décembre 2019, ce paiement doit être effectué auprès de l’opérateur de compétences ou OPCO (organismes remplaçant les OPCA) dont relève l’employeur. Ce dernier devant aussi lui transmettre la liste des salariés bénéficiant de droits plus favorables, les données permettant leur identification ainsi que le montant de l’abondement attribué à chacun d’eux.

En outre, d’autres abondements peuvent être mis en place par un accord collectif en faveur des travailleurs saisonniers, des salariés le moins qualifiés, de ceux exposés à des facteurs de risques professionnels, des employés à temps partiel, etc.

Enfin, certains abondements s’imposent aux employeurs. En effet, ils sont tenus de verser 3 000 € sur le CPF des salariés licenciés à la suite du refus de la modification de leur contrat de travail résultant d’un accord de performance collective. De même, les employeurs d’au moins 50 salariés doivent abonder de 3 000 € le CPF des employés qui, au cours des 6 dernières années, n’ont pas bénéficié des entretiens professionnels obligatoires et n’ont suivi aucune formation autre que celles qui sont indispensables pour occuper leur poste de travail.

À savoir : les travailleurs indépendants peuvent aussi prétendre à des abondements de la part de leur fonds d’assurance formation (Agefice, FIF PL…) ou des chambres de métiers et de l’artisanat.

Des formations à la clé

Les formations éligibles au CPF sont prises en charge par les OPCO ou par les fonds d’assurance formation des travailleurs non salariés.

Une autorisation préalable de l’employeur

Le salarié qui envisage de suivre une formation se déroulant, en totalité ou en partie, sur son temps de travail doit en demander l’autorisation à son employeur. Et ce, au moins 60 jours avant le début de la formation si celle-ci dure moins de 6 mois ou 120 jours avant pour les autres. L’employeur dispose ensuite de 30 jours pour faire connaître sa décision au salarié. Étant précisé que s’il ne le fait pas, la demande du salarié est considérée comme acceptée.

Les formations prises en charge

Les salariés et les travailleurs indépendants peuvent mobiliser leur CPF en vue d’obtenir une certification ou un titre professionnel, de valider des acquis de l’expérience, de réaliser un bilan de compétences ou encore de participer aux formations d’accompagnement et de conseil dispensées aux créateurs ou repreneurs d’entreprise. La préparation à l’épreuve pratique du permis de conduire est également concernée, y compris pour les véhicules lourds.

Pour les salariés, les frais liés à la formation sont financés par les OPCO (par la CDC à compter de 2020). Sachant que les heures de formation qui se déroulent pendant le temps de travail constituent du temps de travail effectif et donnent lieu au maintien, par l’employeur, de la rémunération du salarié.

Pour les travailleurs indépendants, les frais pédagogiques et ceux liés à la validation des compétences et des connaissances en rapport avec les formations suivies dans le cadre du CPF sont pris en charge par les fonds d’assurance formation des non-salariés, par les chambres des métiers et de l’artisanat ou par la CDC.

À noter : à compter de 2020, ces frais seront supportés uniquement par la CDC.

Du Cif au congé de transition professionnelle

Depuis le 1^er janvier 2019, le congé individuel de formation (Cif) a cédé sa place au congé de transition professionnelle.

Une ancienneté requise

Les salariés peuvent utiliser leur CPF pour participer à une formation en vue de changer de métier (le CPF-TP). Mais pour ce faire, ils doivent, en principe, justifier d’une ancienneté de 24 mois, consécutifs ou non, en qualité de salarié, dont 12 mois dans l’entreprise, peu importe la nature des contrats de travail successifs. Les employés qui ne cumulent pas 12 mois dans la même entreprise doivent justifier d’une ancienneté d’au moins 24 mois, consécutifs ou non, comme salarié, quelle qu’ait été la nature des contrats successifs, au cours des 5 dernières années, dont 4 mois, consécutifs ou non, en contrat à durée déterminée pendant les 12 derniers mois.

Par ailleurs, si ce congé se déroule, en totalité ou en partie, sur le temps de travail du salarié, ce dernier doit obtenir une autorisation de son employeur. La demande d’autorisation doit être faite au moins 60 jours avant le début de la formation lorsque celle-ci se déroule à temps partiel ou implique une interruption de travail de moins de 6 mois. Dans les autres cas, la demande du salarié doit être formulée au moins 120 jours avant le commencement de la formation. Une demande qui doit préciser, outre la date de début de la formation, sa désignation et sa durée, le nom de l’organisme qui en est responsable, ainsi que l’intitulé et la date de l’examen. L’employeur dispose de 30 jours pour donner sa réponse au salarié.

Précision : l’employeur ne peut pas refuser ce congé lorsque le salarié remplit les conditions pour en bénéficier. Il peut cependant le différer si l’absence du salarié risque d’entraver la bonne marche de l’entreprise ou si plusieurs salariés sont simultanément absents au titre de ce congé.

Une rémunération remboursée à l’employeur

Lors d’un congé de transition professionnelle, le salarié qui justifie de son assiduité à la formation se voit allouer tout ou partie de sa rémunération. Il appartient alors à l’employeur de verser cette rémunération ainsi que les cotisations sociales correspondantes, puis d’en demander le remboursement à l’Opacif qui finance la formation.

À noter : à compter de 2020, les Opacif seront remplacés par les commissions paritaires interprofessionnelles régionales (CPIR). Ces commissions paieront directement la rémunération et les cotisations sociales des salariés en congé de transition professionnelle employés par des entreprises de moins de 50 salariés.

Une entrée en apprentissage facilitée

Les conditions liées à l’âge de l’apprenti, à la durée du contrat d’apprentissage et aux compétences du maître d’apprentissage ont été assouplies.

L’apprentissage touche désormais un public plus large. En effet, la limite d’âge pour bénéficier de ce dispositif est passée de 25 à 29 ans révolus (moins de 30 ans). Ce changement est le résultat d’une expérimentation concluante, menée dans plusieurs régions, qui avait permis la signature de plus de 1 750 contrats avec des jeunes âgés de 26 à 30 ans.

Autre assouplissement, la durée minimale du contrat d’apprentissage conclu pour une durée limitée, ou de la période d’apprentissage lors de la signature d’un contrat à durée indéterminée, a été abaissée à 6 mois (contre un an auparavant). En outre, la durée du contrat est aujourd’hui plus flexible puisqu’elle peut être inférieure à la durée du cycle de formation suivie par l’apprenti, compte tenu de son niveau initial de compétences ou de celles qu’il a acquises, par exemple, à l’occasion d’un service civique ou d’un volontariat militaire.

À savoir : à partir de 2020, le contrat d’apprentissage devra simplement être déposé auprès de l’opérateur de compétences dont relève l’employeur (organisme remplaçant l’OPCA). Il n’aura plus à être enregistré auprès d’une chambre consulaire (la CCI, notamment).

Par ailleurs, si l’apprenti doit toujours être accompagné d’un maître d’apprentissage lors de sa formation en entreprise, les conditions permettant de remplir cette mission sont aujourd’hui moins contraignantes. En effet, en l’absence de convention ou d’accord collectif de branche en la matière, le maître d’apprentissage, titulaire d’un diplôme ou d’un titre relevant du même domaine professionnel que celui préparé par l’apprenti et d’un niveau au moins équivalent, doit justifier d’un an d’exercice d’une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée, au lieu de 2 ans précédemment. Et s’il ne possède ni diplôme ni titre, il doit avoir acquis 2 ans de pratique professionnelle (contre 3 ans auparavant). Des critères qui permettent donc à l’employeur de désigner plus facilement un maître d’apprentissage parmi les salariés de l’entreprise.

En outre, une expérimentation, menée pendant 3 ans, permet aujourd’hui à l’apprenti recruté par un groupement d’employeurs d’effectuer sa formation pratique au sein de 3 exploitations membres de ce groupement. Une personne appartenant au groupement étant alors chargée du suivi de l’apprentissage.

En complément : pour les contrats conclus entre le 30 avril 2019 et le 31 octobre 2021, la visite d’information et de prévention à laquelle est soumis l’apprenti peut être effectuée par un médecin exerçant dans le secteur ambulatoire (médecin traitant de l’apprenti, par exemple). Ceci suppose néanmoins que le service de santé au travail informe l’employeur de l’impossibilité de réaliser lui-même cette visite dans le délai imparti (ou ne réponde pas à la demande d’organisation de la visite émanant de l’employeur).

Des conditions de travail aménagées

Les obligations des employeurs relevant de plusieurs secteurs d’activité sont devenues moins strictes.

En principe, les apprentis de moins de 18 ans ne peuvent pas travailler plus de 8 heures par jour, ni plus de 35 heures par semaine. Il est toutefois possible, pour les contrats conclus à compter du 1^er janvier 2019, d’allonger ces durées maximales de 2 heures par jour et de 5 heures par semaine pour les activités réalisées sur les chantiers de bâtiment et de travaux publics ainsi que pour les activités de création, d’aménagement et d’entretien sur les chantiers d’espaces paysagers.

Conditions : l’organisation collective de travail doit justifier cet allongement et l’apprenti doit alors bénéficier, en contrepartie, de périodes de repos au moins équivalentes au nombre d’heures accomplies au-delà de la durée de travail journalière de 8 heures.

Quant aux employeurs des débits de boissons à consommer sur place qui souhaitent recruter un apprenti mineur et l’affecter au service en salle, à la réception ou encore à la cuisine, ils ne sont plus tenus de demander un agrément auprès de la Direccte. Cette demande demeure obligatoire seulement lorsque l’apprenti est employé au service du bar.

Une aide financière unique pour l’employeur

Pour plus de clarté, une aide forfaitaire unique s’est substituée aux différentes subventions précédemment allouées aux employeurs d’apprentis.

Auparavant, plusieurs aides étaient accordées aux employeurs recourant à l’apprentissage (prime pour les entreprises de moins de 11 salariés, aide TPE jeunes apprentis, crédit d’impôt apprentissage…). Celles-ci ont été supprimées au profit d’une aide forfaitaire unique. Un dispositif plus simple et plus lisible qui permet à l’employeur de connaître exactement, en amont, le montant de l’aide qui lui sera attribuée et donc le coût réel du contrat d’apprentissage.

Précision : cette aide s’applique seulement aux contrats conclus à compter du 1^er janvier 2019 et visant à l’obtention d’un diplôme ou d’un titre équivalent au plus au baccalauréat.

Le montant maximal de l’aide unique s’élève à 4 125 € pour la première année d’exécution du contrat d’apprentissage, à 2 000 € pour la deuxième année et à 1 200 € pour la troisième. Et lorsque le contrat est amené à se prolonger (échec de l’apprenti à son examen, notamment), l’aide est réglée pendant une année supplémentaire, à hauteur de 1 200 €. Sachant que le versement de l’aide intervient chaque mois avant le paiement de la rémunération de l’apprenti.

Important : pour les contrats conclus avant le 1^er janvier 2019, les anciennes aides accordées aux employeurs continuent d’être versées jusqu’à leur terme.

Une exonération de cotisations sociales à la clé

Les exonérations de cotisations sociales patronales et salariales attachées au contrat d’apprentissage ont été revues.

Le dispositif d’exonération de cotisations sociales patronales qui s’appliquait spécifiquement aux contrats d’apprentissage a été supprimé au 1^er janvier 2019. Les employeurs d’apprentis bénéficient désormais, comme pour les autres salariés, de la réduction générale de cotisations patronales, jugée plus avantageuse puisqu’elle s’étend maintenant aux cotisations de retraite complémentaire et d’assurance chômage. Les cotisations restant dues par l’employeur étant, en outre, calculées sur le montant réel de la rémunération de l’apprenti et non plus sur une assiette forfaitaire.

Les apprentis, eux, ont toujours droit à une exonération totale de cotisations sociales, mais uniquement sur la part de la rémunération n’excédant pas 79 % du Smic, soit 1 201,76 € en 2019. Étant précisé qu’ils demeurent totalement exonérés de CSG et de CRDS.

À noter : fixée en pourcentage du Smic, la rémunération minimale des apprentis âgés de 16 à 20 ans est revalorisée pour les contrats conclus à compter du 1^er janvier 2019. Elle s’élève, par exemple, à 27 % du Smic (contre 25 %) pour un apprenti âgé de 16 ans en première année de formation (soit, en 2019, à 410,73 € par mois pour 35 h par semaine).

Une rupture de contrat simplifiée

Le licenciement et la démission peuvent à présent mettre fin au contrat d’apprentissage.

Durant les 45 premiers jours de formation pratique en entreprise, employeur et apprenti sont libres de mettre un terme au contrat d’apprentissage. Passé ce délai, sauf accord entre les deux parties, la rupture du contrat nécessite la mise en œuvre de procédures particulières. Des procédures qui ont été assouplies pour les contrats conclus à compter du 1^er janvier 2019.

Ainsi, l’employeur qui souhaite mettre un terme au contrat, en raison d’un cas de force majeure, d’une faute grave de l’apprenti ou de son inaptitude constatée par le médecin du travail, n’est plus tenu de demander sa résiliation au conseil de prud’hommes. Il peut directement engager une procédure de licenciement pour motif personnel (en respectant, le cas échéant, la procédure disciplinaire).

Nouveauté : l’exclusion définitive de l’apprenti du centre de formation des apprentis constitue aussi, désormais, une cause réelle et sérieuse de licenciement.

De même, l’apprenti a désormais le droit de démissionner. Pour ce faire, il doit, au préalable, saisir le médiateur consulaire (la CCI, notamment) puis, au moins 5 jours après, en informer son employeur. Un délai minimal de 7 jours calendaires devant s’écouler entre l’information de l’employeur et la rupture du contrat d’apprentissage.