Les employeurs peuvent verser une prime de partage de la valeur exonérée de cotisations sociales à leurs salariés.
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Les employeurs peuvent, jusqu’au 31 décembre 2025, accepter de racheter aux salariés les jours de RTT non pris.
En vue d’améliorer le pouvoir d’achat des Français en cette période d’inflation galopante, le gouvernement a intégré dans la loi de finances rectificatives pour 2022 une disposition permettant aux salariés de demander à leur employeur le rachat des jours de réduction du temps de travail (RTT) qu’ils ne prennent pas. Concrètement, si l’employeur accepte cette demande, le salarié travaille au lieu de poser un jour de repos et il perçoit, en contrepartie, une rémunération majorée.
À savoir : jusqu’alors, les jours de RTT qui n’étaient pas pris dans l’année par le salarié étaient perdus. Sauf notamment si l’entreprise disposait d’un compte épargne-temps ou si le salarié ne prenait pas ces jours de RTT du fait de l’employeur.
Ce dispositif, applicable dans toutes les entreprises quel que soit leur effectif, ne concerne que les jours de RTT acquis entre le 1er janvier 2022 et le 31 décembre 2025. Les demandes de rachat peuvent être formulées par les salariés depuis le 18 août 2022.
Le salarié peut, sur sa demande et avec l’accord de son employeur, renoncer à tout ou partie des journées ou demi-journées :
– de RTT acquises en application d’un accord ou d’une convention collective instituant un dispositif de RTT maintenu en vigueur en application de la loi n° 2008-789 du 20 août 2008 ;
– de repos instaurées en application d’un accord collectif (d’entreprise, d’établissement ou à défaut de branche) d’aménagement du temps de travail sur une période de référence supérieure à la semaine.
Important : les congés payés sont exclus de cette possibilité de rachat.
Les journées ou demi-journées travaillées en plus par le salarié dans le cadre de ce dispositif de rachat donnent lieu à une majoration de salaire.
Cette majoration correspond au moins au taux applicable à la première heure supplémentaire dans l’entreprise. Un taux qui s’élève à 25 %, sauf taux différent (sans pouvoir être inférieur à 10 %) prévu dans un accord d’entreprise ou d’établissement (ou, à défaut, un accord de branche).
À noter : les heures de travail rachetées ne s’imputent pas sur le contingent d’heures supplémentaires.
Les rémunérations et majorations versées au salarié qui renonce à des jours de RTT bénéficient du même régime social et fiscal de faveur que les heures supplémentaires.
Ainsi, elles sont exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite de 7 500 € par an. Sachant que cette limite inclut également le paiement des heures supplémentaires « normales ».
De plus, ces rémunérations et majorations bénéficient d’une réduction de la part salariale des cotisations d’assurance vieillesse de base et de retraite complémentaire. Le taux de cette réduction s’élève à 11,31 %.
En pratique : pour calculer la réduction de cotisations à laquelle le salarié a droit, il convient d’appliquer ce taux de 11,31 % sur la rémunération et les majorations versées. Cette réduction est ensuite déduite du montant des cotisations d’assurance vieillesse de base dû par le salarié sur l’ensemble de sa rémunération, sachant que le montant de la réduction ne peut être supérieur au montant de ces cotisations.
Enfin, dans les entreprises de moins de 20 salariés, l’employeur a droit, sur ces rémunérations et majorations, à une déduction forfaitaire des cotisations sociales patronales fixée à 1,50 € par heure travaillée.
Diverses mesures renforcent la protection des salariés lanceurs d’alerte à compter du 1 septembre 2022.
Dans le monde du travail, les lanceurs d’alerte sont des personnes, souvent des salariés ou ex-salariés, qui, sans contrepartie financière et de bonne foi, révèlent des pratiques illégales ou dangereuses qui se déroulent dans leur entreprise. Depuis la loi dite « Sapin 2 » adoptée en 2016, le lanceur d’alerte dispose d’un statut juridique ainsi que d’une protection contre les représailles.
De plus, depuis le 1er janvier 2018, les entreprises d’au moins 50 salariés doivent être dotées d’une procédure permettant de recueillir en interne les signalements effectués par leurs salariés et leurs collaborateurs extérieurs et occasionnels.
Au 1er septembre 2022, la loi visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte, qui modifie la loi Sapin 2, entrera en vigueur. Elle élargit le champ des bénéficiaires de cette protection et améliore l’information des salariés en exigeant des employeurs une actualisation de leur règlement intérieur.
La loi visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte modifie cette définition. Ainsi, à compter du 1er septembre 2022, est un lanceur d’alerte la « personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement ».
À noter : cette nouvelle définition n’exige plus une condition de gravité pour les violations d’un texte ni pour les menaces ou le préjudice pour l’intérêt général. De plus, elle intègre désormais les tentatives de dissimulation d’une violation.
Par ailleurs, à présent, les personnes qui divulguent une information obtenue dans le cadre de leurs activités professionnelles (salariés, ex-salariés, candidats à l’embauche, collaborateurs extérieurs et occasionnels, membres du conseil d’administration, cocontractants, sous-traitants…) sont des lanceurs d’alerte même s’ils n’ont pas eu personnellement connaissance des informations. Celles-ci peuvent donc leur avoir été seulement rapportées.
À savoir : ces personnes n’ont plus l’obligation de signaler d’abord en interne les faits litigieux (à leur supérieur hiérarchique ou leur employeur, par exemple). Elles peuvent dorénavant s’adresser directement aux autorités judiciaires ou administratives, aux ordres professionnels ou au Défenseur des droits. La liste des autorités compétentes pour recueillir ces signalements externes doit encore être fixée par décret.
Les lanceurs d’alerte bénéficient d’une protection contre les mesures de représailles (licenciement, rétrogradation, changement de lieu de travail, harcèlement, discrimination, etc.).
Ce statut protecteur s’applique maintenant notamment :
– aux facilitateurs, c’est-à-dire aux personnes physiques qui aident un lanceur d’alerte à effectuer un signalement ou une divulgation ;
– aux personnes physiques en lien avec un lanceur d’alerte qui risquent de faire l’objet de représailles dans le cadre de leurs activités professionnelles de la part de leur employeur ou de leur client (collègues ou proches du lanceur d’alerte).
À noter : l’employeur qui rompt le contrat de travail d’un lanceur d’alerte peut désormais être condamné par le conseil de prud’hommes à verser sur le compte personnel de formation du salarié un montant de 8 000 €.
Les entreprises d’au moins 50 salariés doivent, au plus tard le 1er septembre 2022, intégrer dans leur règlement intérieur une mention qui rappelle l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte prévu dans la loi Sapin 2.
Afin de ne pas alourdir le contenu du règlement intérieur, les employeurs n’ont pas à y reproduire l’intégralité des dispositions légales relatives aux lanceurs d’alerte, comme cela peut être exigé, par exemple, pour les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés ou au harcèlement moral, sexuel et aux agissements sexistes.
Précision : pour les entreprises de moins de 50 salariés ayant fait le choix d’édicter un règlement intérieur, l’obligation de mentionner le dispositif de protection des lanceurs d’alerte s’impose également.
Par ailleurs, dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, les salariés ou encore les candidats à l’embauche ou à un stage doivent être informés par tout moyen (affichage, courriel, note interne, etc.) du texte de l’article 225-1 du Code pénal qui réprime la discrimination. Or ce texte est modifié à compter du 1er septembre 2022 pour y inclure les faits de discrimination à l’égard d’un lanceur d’alerte, d’un facilitateur ou d’une personne en lien avec un lanceur d’alerte. Les employeurs doivent donc mettre à jour l’information diffusée auprès de leurs salariés.
Les employeurs et travailleurs indépendants victimes des récents feux de forêts peuvent notamment demander un report des échéances de paiement de leurs cotisations sociales.
Cet été, de nombreux incendies ont sévi en France, notamment dans le Sud-ouest et en Bretagne, entraînant la destruction de vastes étendues de forêt et des difficultés de fonctionnement pour les entreprises situées dans ces régions. Dans ce cadre, en lien avec la cellule incendies des Finances publiques, l’Urssaf vient d’instaurer des mesures d’urgence pour préserver la trésorerie des employeurs et des travailleurs indépendants dont l’activité a été affectée par ces incendies.
Les employeurs qui rencontrent des difficultés de trésorerie peuvent demander à l’Urssaf un report des échéances de paiement des cotisations et contributions sociales dues sur les rémunérations de leurs salariés. De même, les travailleurs indépendants peuvent obtenir un délai de paiement pour leurs cotisations sociales personnelles.
L’Urssaf a précisé que, dans cette situation, les pénalités et majorations de retard feront l’objet d’une remise d’office.
En pratique : les entreprises concernées peuvent contacter l’Urssaf via leur espace personnel (Messagerie/Une formalité déclarative/Déclarer une situation exceptionnelle (catastrophe naturelle, incendie…) ou par téléphone au 3957 (choix 3) pour les employeurs ou au 3698 (choix 0) pour les travailleurs indépendants.
Les travailleurs indépendants victimes de dégâts matériels causés par les feux de forêts (atteinte de leurs locaux professionnels, de leurs outils de production et/ou de leur domicile principal) peuvent demander l’aide d’urgence du Fonds Catastrophe et Intempéries mis en place par le Conseil de la protection sociale des travailleurs indépendants (CPSTI).
Pour cela, ils doivent transmettre le formulaire dédié à l’Urssaf via la messagerie de leur espace personnel (Nouveau message/Un autre sujet/Solliciter l’action sociale du CPSTI).
Les travailleurs indépendants qui subissent un ralentissement de leur activité à la suite des incendies peuvent également demander l’aide aux cotisants en difficulté (ACED) qui permet la prise en charge totale ou partielle de leurs cotisations sociales personnelles.
Ils doivent, là encore, envoyer le formulaire dédié à l’Urssaf via la messagerie de leur espace personnel (Nouveau message/Un autre sujet/Solliciter l’action sociale du CPSTI).
Les exploitants agricoles qui sont fortement impactés par les conséquences économiques de la crise en Ukraine peuvent prétendre à une prise en charge de leurs cotisations sociales personnelles.
En raison de la guerre en Ukraine, les exploitants agricoles doivent faire face à une augmentation importante de certains postes de dépenses : carburant, énergie, engrais, alimentation animale, emballages… Aussi, les pouvoirs publics ont-ils mis en place un dispositif exceptionnel de prise en charge de leurs cotisations sociales personnelles, baptisé « Pec résilience ». Le point sur les conditions à remplir et les démarches à accomplir pour en bénéficier.
À noter : cette aide concerne prioritairement les cotisations sociales personnelles des exploitants agricoles. Toutefois, les cotisations et contributions sociales patronales des employeurs agricoles sont également éligibles au dispositif.
La prise en charge des cotisations sociales s’adresse aux exploitants et employeurs agricoles dont l’activité relève :
– de la production agricole primaire ;
– de l’exploitation forestière ;
– de la prestation de travaux agricoles ou forestiers ;
– de l’aquaculture (marine et continentale) ;
– ou de la pêche professionnelle à pied ou en eau douce.
Mais à condition qu’ils rencontrent des difficultés à acquitter leurs cotisations sociales et qu’ils supportent, sur tout ou partie de la période allant du 1er mars au 30 septembre 2022, un surcoût total moyen d’au moins 50 % sur un ou plusieurs postes de dépenses impactés par la guerre en Ukraine. Ce surcoût pouvant être constaté sur le carburant, le gaz, l’électricité, les engrais, l’alimentation animale, les emballages ou sur tout autre poste de dépenses sous réserve de produire des justifications.
Précision : le surcoût d’un poste de dépenses s’apprécie par rapport aux coûts supportés sur tout ou partie de la période allant du 1er mars au 30 septembre 2021 (correspondant à la période prise en compte en 2022) ou sur l’ensemble de l’année 2021 (proratisée par rapport à la durée de la période prise en compte en 2022).
Le montant des cotisations et contributions sociales pris en charge est fixé au regard de la situation de chaque exploitant (ou employeur). Cependant, il ne peut excéder, à la fois :
– 30 % des surcoûts constatés ;
– 3 800 € (ce montant pouvant être porté à 5 000 € en cas de situation particulière de l’exploitant).
À savoir : l’aide s’applique, en priorité, sur les cotisations dues au titre de 2022, puis sur les cotisations dues au titre des dettes antérieures à 2022 et, enfin, sur les cotisations dues au titre de 2023 (lorsque le montant des cotisations dues en 2022 est inférieur au montant de l’aide).
Pour prétendre à la prise en charge de leurs cotisations sociales, les exploitants et employeurs agricoles doivent en faire la demande auprès de la Mutualité sociale agricole (MSA) au plus tard le 1er octobre 2022. Et ce, au moyen du formulaire (accompagné de sa notice) disponible sur le site www.msa.fr..
En complément : dans l’attente d’une décision de la MSA quant à l’aide Pec résilience, les exploitants et employeurs agricoles peuvent demander à bénéficier d’un report de paiement de leurs prochaines échéances de cotisations sociales. Cette demande devant être effectuée via leur espace privé sur le site de la MSA, par mail ou par téléphone.
Nous souhaiterions consulter les fichiers stockés sur l’ordinateur professionnel de l’un de nos salariés. Mais en avons-nous le droit ?
Les dossiers et fichiers stockés sur l’ordinateur que vous avez mis à la disposition d’un salarié sont présumés avoir un caractère professionnel. Dès lors, vous pouvez les consulter librement, même en son absence.
Toutefois, lorsque ces fichiers ont été identifiés par le salarié comme étant personnels, vous pouvez les consulter uniquement en présence du salarié (ou si celui-ci a été dûment appelé) ou s’il existe un risque pour l’entreprise (risque de concurrence déloyale ou virus informatique, par exemple).
Pour les tribunaux, sont considérés comme des fichiers personnels ceux identifiés par la mention « personnel », « privé » ou « perso ». À l’inverse, les juges estiment que des fichiers identifiés avec la mention « mes documents » ou uniquement avec le prénom ou les initiales du salarié ne constituent pas des fichiers personnels.
En cette période d’inflation galopante, le gouvernement permet aux Français de débloquer exceptionnellement leur épargne salariale pour financer leurs projets.
Les primes de participation ou d’intéressement placées sur un plan d’épargne salariale sont, en principe, indisponibles pendant plusieurs années. Néanmoins, ces sommes peuvent être débloquées lors d’évènements particuliers comme un mariage, une naissance ou l’achat d’une résidence principale.
De manière exceptionnelle, du 18 août au 31 décembre 2022, les salariés ainsi que les chefs d’entreprise et leurs conjoints collaborateurs peuvent demander un déblocage de ces sommes afin de financer l’achat d’un ou plusieurs biens ou la fourniture d’une ou plusieurs prestations de services. Ce déblocage doit être réalisé en une seule fois et est limité à un montant de 10 000 €.
Les sommes débloquées sont exonérées de toutes les cotisations et contributions sociales ainsi que d’impôt sur le revenu.
À savoir : les employeurs doivent, d’ici le 16 octobre 2022, informer leurs salariés de cette possibilité de déblocage exceptionnel.
Seules les sommes issues de la participation et de l’intéressement et déposées sur un plan d’épargne entreprise ou un plan d’épargne interentreprises avant le 1er janvier 2022 peuvent être débloquées (y compris celles déposées sur un compte courant bloqué lorsque l’entreprise aurait dû mettre en place la participation mais ne l’a pas fait).
Sont exclus de ce déblocage exceptionnel :
– les abondements versés par l’employeur sur le plan d’épargne du salarié ;
– les sommes affectées à l’acquisition de parts de fonds investis dans les entreprises solidaires ;
– les sommes déposées sur un plan d’épargne retraite (PERCO, PERE-CO, PERE-OB).
Par ailleurs, afin de ne pas fragiliser la situation des entreprises, un accord collectif est nécessaire pour débloquer les sommes placées en titres d’entreprise, sur un fonds commun de placement d’entreprise (FCPE) ou dans une société d’investissement à capital variable (SICAV).
En pratique : le bénéficiaire n’a pas à fournir de pièces justifiant de l’utilisation des sommes débloquées (achat de bien ou de prestation de services) pour obtenir leur déblocage. Mais, il doit tenir ces justificatifs à la disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle.
Si les salariés et les bénévoles œuvrent ensemble dans les associations, il est important de ne pas confondre leurs statuts !
Contrairement à un salarié, un bénévole donne de son temps gratuitement et librement au sein d’une association qu’il choisit. Autrement dit, il ne doit pas être rémunéré ni exercer ses missions sous la subordination de l’association. Et celle-ci doit éviter de mélanger ces deux statuts au risque de voir le bénévole être requalifié en salarié par les juges.
À savoir : signer une convention de bénévolat n’empêche pas la requalification d’un bénévole en salarié par les tribunaux si, dans les faits, le bénévole perçoit une rémunération et est soumis à un lien de subordination.
Sauf remboursement de frais, un bénévole ne doit pas percevoir de rémunération de l’association, quelle qu’en soit la forme (versement de sommes d’argent, fourniture d’un logement, prise en charge des repas, mise à disposition d’un véhicule…).
Il ne doit pas non plus se trouver sous la subordination juridique de l’association. En effet, s’il exécute ses missions sous les ordres et selon les directives de l’association qui en contrôle l’exécution et qui peut le sanctionner, le bénévole est plus proche d’un salarié.
Important : la requalification, par les tribunaux, d’un bénévole en salarié peut coûter très cher à l’association : paiement des cotisations et contributions sociales sur les indemnités et avantages en nature qui lui ont été versés, paiement au « faux bénévole », lorsque l’association cesse de le solliciter, d’une indemnité de licenciement et d’indemnités pour licenciement sans cause réelle et sérieuse, amendes pour travail dissimulé…
Pour les tribunaux, par exemple, est un bénévole la personne qui, bien que nourrie et logée par l’association, n’a aucun horaire de travail, gère elle-même son activité, choisit les activités et orientations à mettre en œuvre, ne reçoit aucune instruction pour le travail et participe aux activités selon son bon vouloir et les modalités qu’elle détermine.
Est, en revanche, un salarié, et non un bénévole, la personne chargée d’assurer la permanence d’une association, à qui est attribuée l’occupation exclusive et gratuite d’un logement et dont les missions et leurs conditions d’exécution (jours de présence, durée des congés…) sont exclusivement définies par l’association.
Il en est de même pour des personnes qui, sous le contrôle d’encadrants et selon des horaires précis, rénovent une abbaye en utilisant l’outillage et les matériaux qu’on leur fournit, en plus d’être logées et nourries et de recevoir une indemnité.
La récente loi « pouvoir d’achat » entend favoriser la mise en place de l’intéressement dans les entreprises.
L’intéressement consiste pour les employeurs à verser aux salariés des primes dont le montant dépend des résultats ou des performances de l’entreprise. Ce dispositif facultatif permet de motiver les salariés tout en bénéficiant d’un avantage social puisque les primes d’intéressement sont, sous certaines conditions, exonérées de cotisations sociales.
Dans les dernières années, les gouvernements successifs ont adopté différentes mesures destinées à encourager le développement de l’intéressement. Dans la continuité de ce mouvement, la récente loi « pouvoir d’achat » facilite la mise en place de ce dispositif dans les entreprises.
L’intéressement est généralement instauré dans l’entreprise par un accord collectif (conclu, par exemple, avec un délégué syndical ou la représentation du personnel au sein du comité social et économique). Cependant, afin de le rendre plus accessible dans les petites structures, les entreprises de moins de 50 salariés peuvent désormais y recourir via une simple décision unilatérale de l’employeur.
Cette possibilité est néanmoins réservée aux entreprises qui ne sont pas couvertes par un accord de branche agréé prévoyant un dispositif d’intéressement et :
– qui sont dépourvues de comité social et économique (CSE) et de délégué syndical ;
– ou qui disposent d’un CSE ou d’un délégué syndical avec lesquels des négociations sur l’intéressement ont été engagées mais n’ont pas abouti (le CSE devant alors être consulté sur le projet d’intéressement au moins 15 jours avant son dépôt auprès des pouvoirs publics).
Dorénavant, un régime d’intéressement peut être adopté pour une durée comprise entre un et 5 ans (contre 3 ans maximum auparavant). Une durée maximale applicable que l’intéressement soit mis en place par accord collectif ou décision unilatérale.
Par ailleurs, lorsqu’aucune des parties à un accord d’intéressement n’en demande la renégociation dans les 3 mois précédant sa date d’échéance et qu’il le prévoit, l’accord est renouvelé par tacite reconduction pour la même durée. Désormais, il est précisé que ce renouvellement par tacite reconduction peut intervenir plusieurs fois.
À noter : les accords et décisions unilatérales d’intéressement doivent être déposés, pour contrôle, auprès des pouvoirs publics via le portail TéléAccords. Pour les accords et décisions déposés à compter du 1er janvier 2023, il sera créé, sur le site mon-interessement.urssaf.fr, une procédure dématérialisée de rédaction d’un accord (ou d’une décision) d’intéressement qui permettra aux entreprises de vérifier au fur et à mesure sa conformité légale.
L’embauche d’un salarié au sein de l’entreprise vous oblige à accomplir un certain nombre de formalités. Tour d’horizon.
Quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail de votre nouveau salarié, son recrutement nécessite une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) réalisée auprès de l’Urssaf ou, pour un salarié agricole, auprès de la Mutualité sociale agricole (MSA). Une déclaration destinée, notamment, à garantir ses droits auprès des organismes sociaux (assurance maladie, assurance retraite…) ainsi que son suivi médical par un service de prévention et de santé au travail.
Précision : en cas de première embauche, la DPAE vous permet également de vous inscrire, en tant qu’employeur, au régime général de la Sécurité sociale (ou au régime de protection sociale agricole), au régime d’assurance chômage et d’adhérer à un service de prévention et de santé au travail.
La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant la date prévisible d’embauche du salarié auprès de l’Urssaf dont relève l’établissement devant employer le salarié (ou de la MSA de son lieu de travail). Vous devez y renseigner, notamment, les informations relatives à votre entreprise, les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance de votre salarié, son numéro de Sécurité sociale, la date et l’heure de son embauche, ainsi que les informations relatives à son contrat de travail (nature, durée…).
La DPAE est transmise :
– par télécopie au plus tard au moment de son entrée en fonction ;
– par lettre recommandée avec avis de réception au plus tard le dernier jour ouvrable précédant le 1er jour de travail ;
– par voie dématérialisée, au plus tard au moment de son entrée en fonction, via le site internet net.entreprises.fr ou le site de l’Urssaf (ou de la MSA).
À noter : les entreprises qui, au cours de l’année civile précédente, ont effectué plus de 50 déclarations préalables à l’embauche sont tenues d’accomplir les DPAE par voie dématérialisée.
Une fois cette formalité accomplie, vous devez remettre une copie de la DPAE ou de son accusé de réception à votre salarié. Sachant que cette obligation peut être remplie en mentionnant, dans son contrat de travail, l’organisme destinataire de la DPAE.
Attention : ne pas effectuer de DPAE vous expose à une amende égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit à 1 182 € (depuis le 1er août 2022), à un redressement de cotisations sociales voire, aussi, à des poursuites pénales pour travail dissimulé.
Par ailleurs, si vous avez cessé d’employer du personnel depuis au moins 6 mois, le recrutement de votre salarié doit donner lieu à une déclaration préalable auprès de l’Inspection du travail par lettre recommandée avec avis de réception.
Dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez établir et tenir à jour un registre unique du personnel. Vous devez y inscrire, dans l’ordre des embauches et de façon indélébile, les éléments relatifs à l’identité de vos salariés (nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité), leur emploi et leur qualification, leur date d’entrée et de sortie de l’entreprise, ainsi que le type de contrat de travail qui a été conclu (CDD, contrat d’apprentissage, contrat à temps partiel…). Ce registre concerne tous les salariés, y compris les intérimaires. Les stagiaires et les volontaires en service civique doivent y être inscrits dans une partie spécifique.
À savoir : d’autres mentions peuvent être requises comme le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail pour un salarié étranger (visa, carte de séjour…) ou les nom et prénom du tuteur pour un stagiaire.
Aucune forme particulière n’est imposée par la loi pour la tenue du registre unique du personnel qui peut alors être établi sur un support papier ou un support numérique.
Attention : le fait de ne pas établir ce document, de ne pas le tenir à jour ou de ne pas y inclure des mentions obligatoires vous expose à une amende pouvant aller jusqu’à 750 € (3 750 € pour une société) par salarié concerné.
Dans les 3 mois qui suivent sa prise de poste effective, votre salarié doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention auprès d’un professionnel de santé (médecin du travail, médecin collaborateur, interne en médecine du travail ou infirmier).
Exception : la visite doit se dérouler dans les 2 mois qui suivent l’embauche pour les apprentis et préalablement à l’affectation sur le poste de travail pour les salariés âgés de moins de 18 ans et les travailleurs de nuit.
Toutefois, si votre nouveau salarié est affecté à un poste présentant des risques particuliers pour sa santé ou sa sécurité ou pour celles de ses collègues ou des tiers évoluant dans l’environnement immédiat de travail, il doit obligatoirement être soumis à un examen médical d’aptitude réalisé avant sa prise de fonction par le médecin du travail. Énumérés par le Code du travail, ces postes à risque sont ceux qui exposent les salariés à l’amiante, au plomb, aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction, à certains agents biologiques, aux rayonnements ionisants, au risque hyperbare et au risque de chute de hauteur lors des opérations de montage et de démontage d’échafaudages.
À savoir : bénéficient également d’un suivi médical renforcé les salariés affectés à un poste qui nécessite un examen d’aptitude spécifique. C’est le cas, entre autres, des salariés qui détiennent une autorisation de conduite de certains équipements de travail ou qui sont amenés à effectuer des opérations sur les installations électriques ou dans leur voisinage.
Sachez, enfin, que vous êtes dispensé d’organiser une visite d’information et de prévention ou un examen médical d’aptitude si votre salarié en a déjà bénéficié au cours des 5 dernières années (des 3 dernières années notamment pour les travailleurs handicapés et les travailleurs de nuit ou des 2 dernières années s’il est affecté à un poste à risque). Une exception admise si plusieurs conditions sont réunies :
– le salarié est appelé à occuper un poste identique présentant des risques d’exposition équivalents ;
– le professionnel de santé est en possession de son dernier avis d’aptitude ou attestation de suivi ;
– il n’y a pas eu de mesure individuelle d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste, ni de mesure d’aménagement du temps de travail, ni d’avis d’inaptitude rendu au cours des 5 dernières années (ou des 3 ou 2 dernières années).
Tout salarié nouvellement recruté, y compris un travailleur intérimaire, doit bénéficier d’une formation à la sécurité.
Cette formation doit être appropriée aux risques existant dans l’entreprise et tenir compte de la qualification, de l’expérience et la langue du salarié. Le programme étant établi en concertation avec le médecin du travail.
Cette formation doit aborder les thèmes suivants : les conditions de circulation dans l’entreprise (accès aux lieux de travail, issues de secours…), l’exécution du travail (fonctionnement des dispositifs de sécurité, par exemple) et la conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.
Vous devez informer votre nouveau salarié de la convention collective applicable à l’entreprise.
De plus, vous devez porter à sa connaissance les régimes de prévoyance complémentaire (la mutuelle « frais de santé », notamment) et de retraite supplémentaire mis en place dans l’entreprise. À ce titre, vous êtes tenu de lui remettre les notices explicatives et les bulletins individuels d’adhésion afférents à ces régimes. Et, le cas échéant, pensez à délivrer un livret d’épargne salariale à votre salarié afin de l’informer des dispositifs de participation, d’intéressement et/ou de plan d’épargne salariale instaurés dans l’entreprise.