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Depuis le 1^er novembre 2023, les employeurs doivent remettre à leurs salariés nouvellement embauchés un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail. Cette obligation découle de la loi destinée à mettre en conformité le droit français avec le droit européen et, notamment, avec la directive « relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l’Union européenne ».

En pratique : les employeurs français communiquaient déjà la plupart de ces informations dans le contrat de travail, qu’il soit à durée indéterminée ou à durée déterminée, ou le bulletin de paie.

Quelles informations transmettre ?

Les employeurs doivent, dans les 7 jours calendaires à compter de son embauche, informer individuellement leur salarié de :
– l’identité des parties au contrat de travail ;
– son(ses) lieu(x) de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
– l’intitulé de son poste, ses fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;
– sa date d’embauche ;
– la date de fin ou la durée prévue du contrat pour les contrats à durée déterminée ;
– le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;
– les éléments constitutifs de sa rémunération (salaires, primes, etc.), indiqués séparément, y compris les majorations pour heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
– la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes.

Et les employeurs doivent, dans le mois suivant son embauche, communiquer à leur salarié :
– l’identité de l’entreprise utilisatrice pour les travailleurs temporaires ;
– le droit à la formation assuré par l’employeur ;
– la durée des congés payés ou les modalités de calcul de cette durée ;
– la procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
– les conventions et accords collectifs applicables au salarié ;
– les régimes obligatoires auxquels il est affilié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté.

Précision : pour certaines informations, les employeurs peuvent simplement renvoyer aux dispositions législatives et règlementaires (Code du travail, notamment) ou aux stipulations conventionnelles applicables (convention collective, accord d’entreprise…). Il en est ainsi de celles sur la période d’essai, le droit à la formation, les congés payés, la procédure en cas de cessation de leur relation de travail, la rémunération et les heures supplémentaires, la durée de travail ainsi que les régimes obligatoires et la protection sociale complémentaire.

Enfin, les employeurs doivent informer les salariés des modifications de ces informations, sauf si celles-ci sont dues exclusivement à un changement des dispositions législatives et règlementaires ou des textes conventionnels. Cette information est à donner dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de la modification.

À noter : les salariés exerçant habituellement leur activité professionnelle en France qui sont appelés à travailler à l’étranger pour plus de 4 semaines consécutives doivent, avant leur départ, être informés notamment du(des) pays concerné(s) et de la durée prévue, de la devise de la rémunération, des avantages en espèces et en nature et des modalités de rapatriement.

Comment les transmettre ?

Les employeurs adressent ces informations au salarié sous format papier, par tout moyen conférant date certaine (lettre recommandée avec accusé de réception, par exemple).

Cependant, ils peuvent les communiquer sous version électronique si le salarié dispose d’un moyen d’y accéder, si ces informations peuvent être enregistrées et imprimées et s’ils conservent un justificatif de leur transmission ou de leur réception.

En pratique : le ministère du Travail va publier des modèles de documents afin de faciliter la tâche des employeurs, notamment des TPE.

Et en l’absence de communication de ces informations ?

Les salariés qui ne reçoivent pas les informations dans les délais peuvent mettre en demeure leur employeur de les leur transmettre. En l’absence de réponse dans les 7 jours, ils peuvent alors saisir le conseil de prud’hommes.

Art. 19, loi n° 2023-171 du 9 mars 2023, JO du 10

Décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023, JO du 31

Dans le cadre d’une procédure disciplinaire, notamment un licenciement, l’employeur doit être loyal. Autrement dit, il n’est pas autorisé à recourir à un quelconque stratagème pour obtenir des preuves de la faute commise par le salarié. En outre, il ne lui est pas possible de produire des éléments qui portent atteinte à la vie privée du salarié, sauf, selon les juges, si la production de ces éléments est indispensable à l’exercice du droit de la preuve et proportionnée au but poursuivi.

Dans deux affaires récentes, des infirmières, affectées au service d’accueil des urgences de nuit, avaient été licenciées pour faute grave. Leur employeur leur reprochait d’avoir organisé des soirées festives au sein de l’hôpital, parfois durant leur temps de travail, impliquant l’introduction et la consommation d’alcool ainsi que de mauvais traitements infligés aux patients. En outre, les deux infirmières avaient posé en maillot de bain sur une photo prise, pendant le temps de travail, dans une salle de suture de l’hôpital. Pour procéder à leur licenciement, l’employeur avait notamment retenu, à titre de preuve, des échanges privés tenus sur les réseaux sociaux (messagerie instantanée Messenger) dans lesquels figurait la fameuse photo en maillot de bain. Estimant que cette preuve portait atteinte à leur vie privée, les infirmières avaient contesté leur licenciement en justice.

Saisie du litige, la Cour d’appel de Versailles avait estimé que les conversations privées produites en justice par l’employeur étaient recevables. D’une part, cette production était justifiée eu égard aux fonctions des salariées et proportionnée à l’objectif de protection de l’employeur au titre de ses obligations à l’égard des patients. D’autre part, la photo, puisqu’elle avait été prise sur le lieu de travail à destination d’une ancienne collègue, relevait bien de la sphère professionnelle.

À son tour, la Cour de cassation a considéré que les conversations produites par l’employeur étaient recevables. Selon elle, cette production, qui certes portait atteinte à la vie privée des salariées, était indispensable à l’exercice du droit de la preuve et proportionnée au but poursuivi, à savoir la défense de l’intérêt légitime de l’employeur à la protection des patients confiés aux soins des infirmières de son établissement.

Précision : l’employeur avait également recueilli plusieurs éléments attestant de l’introduction et de la consommation d’alcool au sein de l’établissement. Il avait ainsi, produit en justice notamment le témoignage écrit d’une aide-soignante ainsi qu’une liste de denrées et de boissons, à apporter par les salariées, découverte dans les vestiaires de l’hôpital.

Cassation sociale, 4 octobre 2023, n° 22-18217

Cassation sociale, 4 octobre 2023, n° 21-25452