Dossiers

La déclaration préalable à l’embauche

Quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail de votre nouveau salarié, son recrutement nécessite une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) réalisée auprès de l’Urssaf ou, pour un salarié agricole, auprès de la Mutualité sociale agricole (MSA). Une déclaration destinée, notamment, à garantir ses droits auprès des organismes sociaux (assurance maladie, assurance retraite…) ainsi que son suivi médical par un service de prévention et de santé au travail.

Précision : en cas de première embauche, la DPAE vous permet également de vous inscrire, en tant qu’employeur, au régime général de la Sécurité sociale (ou au régime de protection sociale agricole), au régime d’assurance chômage et d’adhérer à un service de prévention et de santé au travail.

La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant la date prévisible d’embauche du salarié auprès de l’Urssaf dont relève l’établissement devant employer le salarié (ou de la MSA de son lieu de travail). Vous devez y renseigner, notamment, les informations relatives à votre entreprise, les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance de votre salarié, son numéro de Sécurité sociale, la date et l’heure de son embauche, ainsi que les informations relatives à son contrat de travail (nature, durée…).

La DPAE est transmise :
– par télécopie au plus tard au moment de son entrée en fonction ;
– par lettre recommandée avec avis de réception au plus tard le dernier jour ouvrable précédant le 1^er jour de travail ;
– par voie dématérialisée, au plus tard au moment de son entrée en fonction, via le site internet net.entreprises.fr ou le site de l’Urssaf (ou de la MSA).

À noter : les entreprises qui, au cours de l’année civile précédente, ont effectué plus de 50 déclarations préalables à l’embauche sont tenues d’accomplir les DPAE par voie dématérialisée.

Une fois cette formalité accomplie, vous devez remettre une copie de la DPAE ou de son accusé de réception à votre salarié. Sachant que cette obligation peut être remplie en mentionnant, dans son contrat de travail, l’organisme destinataire de la DPAE.

Attention : ne pas effectuer de DPAE vous expose à une amende égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit à 1 182 € (depuis le 1^er août 2022), à un redressement de cotisations sociales voire, aussi, à des poursuites pénales pour travail dissimulé.

Par ailleurs, si vous avez cessé d’employer du personnel depuis au moins 6 mois, le recrutement de votre salarié doit donner lieu à une déclaration préalable auprès de l’Inspection du travail par lettre recommandée avec avis de réception.

L’inscription sur le registre unique du personnel

Dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez établir et tenir à jour un registre unique du personnel. Vous devez y inscrire, dans l’ordre des embauches et de façon indélébile, les éléments relatifs à l’identité de vos salariés (nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité), leur emploi et leur qualification, leur date d’entrée et de sortie de l’entreprise, ainsi que le type de contrat de travail qui a été conclu (CDD, contrat d’apprentissage, contrat à temps partiel…). Ce registre concerne tous les salariés, y compris les intérimaires. Les stagiaires et les volontaires en service civique doivent y être inscrits dans une partie spécifique.

À savoir : d’autres mentions peuvent être requises comme le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail pour un salarié étranger (visa, carte de séjour…) ou les nom et prénom du tuteur pour un stagiaire.

Aucune forme particulière n’est imposée par la loi pour la tenue du registre unique du personnel qui peut alors être établi sur un support papier ou un support numérique.

Attention : le fait de ne pas établir ce document, de ne pas le tenir à jour ou de ne pas y inclure des mentions obligatoires vous expose à une amende pouvant aller jusqu’à 750 € (3 750 € pour une société) par salarié concerné.

La visite auprès de la médecine du travail

Dans les 3 mois qui suivent sa prise de poste effective, votre salarié doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention auprès d’un professionnel de santé (médecin du travail, médecin collaborateur, interne en médecine du travail ou infirmier).

Exception : la visite doit se dérouler dans les 2 mois qui suivent l’embauche pour les apprentis et préalablement à l’affectation sur le poste de travail pour les salariés âgés de moins de 18 ans et les travailleurs de nuit.

Toutefois, si votre nouveau salarié est affecté à un poste présentant des risques particuliers pour sa santé ou sa sécurité ou pour celles de ses collègues ou des tiers évoluant dans l’environnement immédiat de travail, il doit obligatoirement être soumis à un examen médical d’aptitude réalisé avant sa prise de fonction par le médecin du travail. Énumérés par le Code du travail, ces postes à risque sont ceux qui exposent les salariés à l’amiante, au plomb, aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction, à certains agents biologiques, aux rayonnements ionisants, au risque hyperbare et au risque de chute de hauteur lors des opérations de montage et de démontage d’échafaudages.

À savoir : bénéficient également d’un suivi médical renforcé les salariés affectés à un poste qui nécessite un examen d’aptitude spécifique. C’est le cas, entre autres, des salariés qui détiennent une autorisation de conduite de certains équipements de travail ou qui sont amenés à effectuer des opérations sur les installations électriques ou dans leur voisinage.

Sachez, enfin, que vous êtes dispensé d’organiser une visite d’information et de prévention ou un examen médical d’aptitude si votre salarié en a déjà bénéficié au cours des 5 dernières années (des 3 dernières années notamment pour les travailleurs handicapés et les travailleurs de nuit ou des 2 dernières années s’il est affecté à un poste à risque). Une exception admise si plusieurs conditions sont réunies :
– le salarié est appelé à occuper un poste identique présentant des risques d’exposition équivalents ;
– le professionnel de santé est en possession de son dernier avis d’aptitude ou attestation de suivi ;
– il n’y a pas eu de mesure individuelle d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste, ni de mesure d’aménagement du temps de travail, ni d’avis d’inaptitude rendu au cours des 5 dernières années (ou des 3 ou 2 dernières années).

La formation à la sécurité

Tout salarié nouvellement recruté, y compris un travailleur intérimaire, doit bénéficier d’une formation à la sécurité.

Cette formation doit être appropriée aux risques existant dans l’entreprise et tenir compte de la qualification, de l’expérience et la langue du salarié. Le programme étant établi en concertation avec le médecin du travail.

Cette formation doit aborder les thèmes suivants : les conditions de circulation dans l’entreprise (accès aux lieux de travail, issues de secours…), l’exécution du travail (fonctionnement des dispositifs de sécurité, par exemple) et la conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.

Les documents à remettre au salarié

Vous devez informer votre nouveau salarié de la convention collective applicable à l’entreprise.

De plus, vous devez porter à sa connaissance les régimes de prévoyance complémentaire (la mutuelle « frais de santé », notamment) et de retraite supplémentaire mis en place dans l’entreprise. À ce titre, vous êtes tenu de lui remettre les notices explicatives et les bulletins individuels d’adhésion afférents à ces régimes. Et, le cas échéant, pensez à délivrer un livret d’épargne salariale à votre salarié afin de l’informer des dispositifs de participation, d’intéressement et/ou de plan d’épargne salariale instaurés dans l’entreprise.

Une convention de stage obligatoire

Une convention doit venir préciser, en particulier, les dates de début et de fin du stage ainsi que les missions confiées au stagiaire.

Tout stage doit faire l’objet d’une convention tripartite entre votre entreprise, le stagiaire et son établissement d’enseignement. En pratique, cette convention est signée à la fois par le stagiaire (s’il est mineur, par son représentant légal), par l’établissement d’enseignement et son enseignant référent, par son tuteur désigné au sein de votre entreprise et par vous-même.

Généralement élaborée à partir d’une convention type établie par l’établissement d’enseignement, elle mentionne notamment les dates de début et de fin du stage, sa durée totale, la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou pendant les jours fériés, le montant de la gratification qui lui est allouée ainsi que l’intitulé de sa formation, les compétences à acquérir au cours du stage et les activités qui lui sont confiées.

Et attention, une convention de stage ne peut pas être conclue en vue de l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent dans l’entreprise, ni pour faire face à un accroissement temporaire de son activité, occuper un emploi saisonnier ou remplacer un salarié absent (pour congés payés, par exemple). En effet, dans un tel cas, le stagiaire pourrait saisir le conseil de prud’hommes pour demander la requalification de sa convention de stage en contrat de travail. L’Urssaf disposant aussi de ce pouvoir, avec alors un redressement de cotisations sociales à la clé pour l’association.

Précision : deux stagiaires peuvent se succéder sur un même poste à condition qu’un délai de carence fixé au tiers de la durée du premier stage soit respecté (par exemple, après un stage de 6 mois, le délai de carence sur le même poste est de 2 mois). Ce délai ne s’applique toutefois pas lorsque le stage a été interrompu, avant son terme, à l’initiative du stagiaire.

Enfin, sachez que si vous n’êtes pas tenu d’effectuer de déclaration préalable à l’embauche lors de l’accueil d’un stagiaire, vous devez néanmoins l’inscrire dans une rubrique spécifique de votre registre unique du personnel (nom et prénom, dates de début et de fin du stage, lieu de présence, nom et prénom du tuteur).

À noter : au terme du stage, vous devez délivrer à votre stagiaire une attestation mentionnant obligatoirement la durée effective globale de son stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification qui lui a été versée.

Un nombre de stagiaires limité

Les employeurs de moins de 20 salariés ne peuvent pas, en principe, accueillir plus de trois stagiaires simultanément.

Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis simultanément dans votre entreprise est limité. Ainsi, si vous employez au moins 20 salariés, vous ne pouvez pas accueillir, au cours d’une même semaine civile, un nombre de stagiaires excédant 15 % de votre effectif, soit, par exemple, cinq stagiaires maximum par semaine (4,5 arrondis à l’entier supérieur) pour un effectif de 30 personnes et six stagiaires maximum pour 40 personnes. Si, en revanche, vous employez moins de 20 salariés, ce quota est fixé forfaitairement à trois stagiaires par semaine civile.

Par dérogation, cependant, pour les formations en milieu professionnel obligatoires dispensées notamment dans les lycées professionnels, l’autorité académique dont vous dépendez a la possibilité de porter ce quota à 20 % de l’effectif pour les entreprises qui emploient au moins 30 salariés et à cinq stagiaires pour celles qui en emploient moins de 30.

Précision : vous êtes tenu de désigner, parmi votre personnel, un tuteur chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Un tuteur qui ne peut pas encadrer simultanément plus de trois stagiaires.

Une durée maximale

La durée d’un stage au sein d’une même entreprise ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement.

Un stagiaire ne peut pas effectuer un stage de plus de 6 mois par année d’enseignement au sein de votre entreprise. Cette durée est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans votre entreprise.

À ce titre, chaque période de 7 heures de présence, consécutives ou non, équivaut à un jour, et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, équivaut à un mois. Autrement dit, la durée maximale de 6 mois de stage correspond à 924 heures de présence effective.

Une gratification minimale

La gratification due au stagiaire se calcule en fonction de son temps de présence dans l’entreprise.

Le montant de la gratification

Vous devez verser une gratification minimale à l’élève ou à l’étudiant qui effectue dans votre entreprise un stage de plus de 2 mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, un stage de plus de 2 mois, consécutifs ou non. Sachant que pour les formations du second cycle de l’enseignement secondaire en milieu agricole, la gratification doit être versée lorsque le stage a une durée supérieure à 3 mois, consécutifs ou non, au cours de la même année d’enseignement.

Comme cette durée correspond à son temps de présence effective, le stagiaire bénéficie de la gratification dès lors qu’il est présent dans votre entreprise plus de 308 heures (462 heures pour les formations agricoles du second cycle de l’enseignement secondaire).

Sauf montant plus élevé prévu par votre convention collective, la gratification horaire minimale est fixée à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit à 3,90 € en 2022.

Cette gratification, due à compter du premier jour du premier mois de stage, est versée mensuellement, et non à l’issue du stage. Elle se calcule en multipliant la gratification horaire minimale par le nombre d’heures de stage réellement effectuées par le stagiaire au cours du mois. Vous pouvez toutefois décider de lisser cette gratification sur la totalité de la durée du stage.

Exemple : si un stagiaire est présent 140 heures le premier mois (gratification de 546 €), 150 heures le deuxième mois (gratification de 585 €) et 154 heures le troisième mois (gratification de 600,60 €), vous pouvez lisser le montant total, soit 1 731,60 €, sur ces 3 mois et donc octroyer au stagiaire une gratification annuelle de 577,20 €.

L’exonération de cotisations sociales

La gratification n’est pas assujettie aux cotisations et contributions sociales (cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, contribution de solidarité pour l’autonomie, Fnal, CSG-CRDS et versement mobilité), dans la limite toutefois du montant minimal dû au stagiaire (soit 3,90 € de l’heure).

En conséquence, la part de la gratification qui excède ce minimum est soumise à cotisations sociales (sauf cotisation d’assurance chômage, contribution au dialogue social, cotisations de retraite complémentaire et cotisation AGS).

Des droits pour les stagiaires

Les stagiaires doivent bénéficier des avantages accordés aux salariés de l’entreprise.

Vous devez appliquer à vos stagiaires les règles relatives aux durées maximales de travail, aux durées minimales de repos, aux jours fériés et au travail de nuit. Sachant que vous êtes tenu de décompter leur durée de présence effective au sein de l’entreprise.

En outre, vos stagiaires ont droit aux congés et autorisations d’absence liés à la grossesse, à la paternité et à l’adoption selon les mêmes modalités que vos salariés. Et plus largement, pour les stages de plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absences (congés pour mariage, pour décès d’un proche…).

Enfin, les stagiaires doivent bénéficier des éventuels titres-restaurant que vous accordez à vos salariés ainsi que de la prise en charge de leurs frais de transport en commun.

En complément : si vous engagez un ancien stagiaire dans les 3 mois suivant la fin de son stage réalisé lors de sa dernière année d’études, vous devez déduire la durée de ce stage de la période d’essai prévue dans son contrat de travail. Une déduction équivalant à la totalité du stage lorsque cette embauche porte sur un emploi en correspondance avec les missions confiées au stagiaire. Dans le cas contraire, cette déduction ne peut réduire de plus de la moitié la durée de la période d’essai (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).